紙とスプレッドシートの作業指示管理がホラーショーである理由

紙では、新しい作業指示書を作成するのに多くの時間と労力がかかるため、必要最小限のものを含める必要があります。スプレッドシートを使用すると、データをすばやく生成して共有できますが、拡散し始めると制御できなくなります。

紙は保守データを殺し、スプレッドシートはそれをゾンビに変えます。いずれにせよ、あなたは暗闇に閉じ込められています。

現在、紙ベースまたはスプレッドシートベースのメンテナンス管理に苦労している場合は、問題についてすべて知っています。あなたはすでにその恐ろしい映画の中に住んでいます。

しかし、これらの古い怪物をもう一度見て、なぜこれほど多くの頭痛の種が生じるのかを理解することは価値があります.機能しない理由がわかれば、機能する最新の CMMS ソフトウェアソリューションを簡単に選択できるからです。

紙の作業指示書は保守データを殺します

非常に多くの組織や業界がペーパーレス化を試みていることは驚くべきことではありません。地元の銀行から国際的な航空会社まで、紙に頼りながら最新のデータ集約型の操作を実行しようとするすべての問題のために、ずっと前に切り替えを行いました.

問題の多くは、データを生成することがいかに難しいか、データを失わないようにすることがいかに難しいかということに要約されます。結果？時間とお金がかかる非効率。

手作りは食べ物に最適であり、実践は最高の体験です

しかし、信頼性が必要な作業指示書などのデータに関しては、「手動」はすべてひどいものです:

生成する
優先順位を付ける
割り当てる
キャプチャ
レバレッジ

そのリストを見ると、基本的にデータを処理するために必要なものはすべて揃っています。

すべてを手作業でコピーするということは、最小限の情報しか含めることができないということです

作業指示書に含めたいものと、通常できるものを比較してみましょう。技術者が準備を整えて現場に到着し、効率的に作業し、早期に終了できるようにするには、次のものが必要です:

包括的な資産のメンテナンスと修理の履歴
段階的な説明
カスタマイズ可能なチェックリスト
関連する部品と材料
関連する画像、回路図、O&M マニュアル、および保証
インタラクティブなサイトマップとフロアプラン

紙の作業指示書に合理的に含めることができる金額はどれくらいですか?たとえ毎朝オフィスのコピー機の前に立って無駄にすることができたとしても、その情報のほんの一部でも紙の作業指示書を作成するには、常に時間とリソースがかかりすぎます.

また、時間があり、製紙工場を経営していて紙が基本的に無料だったとしても、技術者は 1 日分の作業指示書を持ち運ぶためだけに手押し車が必要になります。

結局、紙の作業指示書には常に最小限の情報しか含まれておらず、技術者が自分で多くのことを理解し、作業できるときにトラブルシューティングを行い、同じ車輪を再発明するために全員の時間を無駄にしています.

そして、技術者が時間を無駄にするとき、あなたはお金を無駄にしています.

そのわずかなデータにも小さなエラーが含まれている可能性があります

「黙って」失敗することほど悪いことはないため、これは最悪の種類のエラーです。エラーがすぐにわかる場合は、それを修正できます。しかし、小さいからと言って簡単に通り過ぎてしまうと、後で大惨事になる可能性が高くなります。

簡単な例を次に示します。奥には 2 つの同一の冷凍庫があり、そのうちの 1 つは検査が必要で、その後、いくつかの迅速な予防保守作業が必要です。紙の作業指示書に情報をコピーすると、誤って間違った番号を書き留めてしまい、技術者が間違った冷凍庫で作業することになります。仕事が必要だった人は無視されます—注意の欠如から崩壊するまで。

そして、これらの小さなエラーにより、メンテナンスレポートがイライラして時間がかかるだけでなく、不正確になります

紙が原因でデータを扱うのがいかに難しいかについて、私たちは多くの時間を費やしてきましたが、少し立ち戻って、「そもそもなぜこのデータが必要なのか?優れたデータを取得することがなぜ重要なのですか?」

良い質問。その答えは、知識は力だからです。そして、知ることは戦いの半分です。その他にも、知識の重要性を強調する有名な格言や名言がたくさんあります。

適切な数があれば、適切な決定を下すことができます。

しかし、紙に頼らざるを得ない場合、数字は常に少し間違っている可能性があります.まず、紙切れをなくすのは簡単です。つまり、多くのデータが消えてしまいます。先月のメンテナンスに費やした金額を知りたい場合、ステップ 1 はそれらの小さな紙片をすべて追跡することです。確実に獲得できる数は？そして、収集できる書類には小さなエラーがあり、レポートを作成しようとするとさらに複雑になります.

冷凍庫の誤ったアイデンティティの例に戻ります。元の作業指示書に小さいながらも重大なエラーがあり、チームが間違ったアセットで作業するようになりました。そこから、毎月の保守レポートのミックスに間違った数値を追加すると、間違いはさらに悪化します。今、あなたのお金が予算のどこに使われているかを知る代わりに、あなたはそれが別の場所に使われていると考えています.

また、レポートを使用して予防保守スケジュールをより適切に指示しようとすると、その間違いが広がり、あなたと保守チームにとってさらに厄介な問題が発生する可能性があります。

紙の作業指示書をざっと見ても、ほぼ全員がスプレッドシートの作業指示書に飛びつくことに興奮していた理由がわかります。しかし、彼らは新たな問題をもたらしました。

スプレッドシートの作業指示書はメンテナンスデータをゾンビに変えます

ここでは、紙とは逆の問題に取り組んでいます。現在、データが不足して簡単に失われるのではなく、大量のデータがあっても、それを本当に信頼することはできません.

スプレッドシートの主な問題をよりよく理解するために、ファイルのコピーとバージョンの違いを簡単に確認することから始める必要があります。

スプレッドシートに基づく標準的な作業指示ワークフローについて考えてみてください。メンテナンスリクエストを受け取り、作業指示書を作成することにしました。幸いなことに、デスクに座っているので、デスクトップコンピューターをすばやく起動して、スプレッドシートプログラムにアクセスできます。そこから、いくつかの情報を入力したり、テンプレートまたは古い作業指示書からいくつかの関連情報をコピーアンドペーストしたりできます。

あなたが持っているのは、デスクトップ上の作業指示書の元のファイルです。

次に、電子メールアカウントを開き、ファイルを電子メールに添付して、保守技術者に送信します。しかし、彼らは決してそのファイルを取得しません。代わりに、そのコピーを取得します。これで、オリジナルがデスクトップにあり、コピーが技術者のモバイルデバイスにあります。

その技術者が作業を行ったり、作業指示書のコピーに何かを追加または変更したりするとすぐに、そのファイルはコピーからバージョンになります。それはオリジナルと同じようなものですが、あなたのコピーを時代遅れにするのに十分なだけ違います.これらの 2 つのファイルは何も接続されていないことに注意してください。一方を変更するたびに、もう一方はますます時代遅れになります。持っているデータの量は 2 倍になりましたが、最新のデータは半分だけです。チームがこれらのファイルを電子メールの添付ファイルとして数回共有すると、古いデータの量が指数関数的に増加します。

基本的にゾンビデータです。

CMMS ソフトウェアは、保守作業指示管理 (予防保守スケジュールも) に対する安全なソリューションです

単純な比較のために、データを処理する必要があることのリストをもう一度見てみましょう:

生成する
優先順位を付ける
割り当てる
キャプチャ
レバレッジ

リストに目を通し、これらの項目のいくつかを詳しく見ていくと、最新の CMMS ソリューションがすべての人々の生活をどれだけ改善できるかがわかります。

中央データベースは、すべてを簡単、安全、確実に最新の状態に保ち、アクセス可能にします

優れた CMMS の中心にあるのは、すべてのデータが安全に保管されるデータベースです。これは、紙やスプレッドシートを使用してメンテナンスを実行しようとすることによるすべての問題から抜け出すための鍵です。データを無数の小さな紙に危険なほど散らばらせて簡単に紛失したり、無限のスプレッドシートセル内で無作為に増やしたりする代わりに、CMMS がリアルタイムで自動的にすべてを最新の状態に保つ 1 つの場所にすべてを配置します。

テンプレートを使用して作業指示書を生成する

中央データベースを使用すると、データが詰まった作業指示書を簡単に生成できます。これは、作業指示書に追加できるすべてのものがすでにそこにあるためです。優れた CMMS にはテンプレートも付属しています。つまり、数回クリックするだけで、包括的なステップバイステップの手順とカスタマイズ可能なチェックリストを追加できます。一連の予防保守作業指示書を作成する必要がありますか? CMMS を使用すると、カスタム PM スケジュールに従って自動的に生成されるため、作業が簡単になります。

ダッシュボードで作業指示書に優先順位を付けて割り当てる

紙やスプレッドシートとは異なり、優れた CMMS を使用すると、すべての作業指示を一度に簡単に確認できるため、業務の全体像を簡単に把握できます。クリーンでシンプルなダッシュボードにより、すべてが目の前にあるため、理解しやすく、整理しやすくなっています。

紙の場合は、基本的にオフィスの壁紙を張るほど多くの付箋が必要になります。また、スプレッドシートを使用すると、デスクトップに 5 つの画面を装備する必要があります。

そして、整理すると、最新の作業指示書管理ソフトウェアを使用して作業を簡単に割り当てることができます。電子メールまたはスマートフォン通知を使用して通知し、ソフトウェアにアクセスするとすぐに、割り当てられたものと、作業指示書に追加されたすべての追加情報を正確に確認して、効率的に完了できるようにします。

レポートで作業指示データを取得して活用する

メンテナンス技術者は、CMMS からデータを消費することから始めますが、すぐにデータを追加します。作業指示書をクローズしたり、画像をアップロードしたり、タスクや作業指示書のコメントを追加したりするたびに、彼らはデータを追加しています。

これはまさにあなたが望むものです。中央データベースの助けを借りて、その新しいデータはすべてを最新の状態に保ちます。これで、作業指示書を割り当てても何が起こっているのか分からない代わりに、データループの内側にいて、どこからでもすべてを追跡できます。

CMMS にログインしている限り、すべてに接続されています。

そのデータを今すぐ見るだけでなく、後で使用することもできます。正確であり、CMMS によってリアルタイムで収集されていることがわかっているため (紙に走り書きしたり、接続されていないスプレッドシートに何百万回もコピーしたりする必要はありません)、自信を持ってレポートを作成して、労働力から在庫まですべてを追跡できます。

先月、稼働を維持するために最もコストがかかった資産はどれですか?

保守作業について、今すぐこの質問にどれくらい答えることができますか?紙やスプレッドシートに頼ろうとしている場合、正しい答えを見つけるには、多くの書類をめくったり、ファイル間を行ったり来たりする必要があります。

適切な CMMS を使用すると、そのすべての計算処理が自動的に行われます。 CMMS レポートモジュールを使用して、読みやすく、理解しやすいグラフやチャートをすばやく作成することもできます。最後に、メンテナンスの全体像は目の前にあり、紙の束や電子メールの添付ファイルに隠れているわけではありません。