UiPath、Blue Prism、Kofaxから学ぶRPAベストプラクティス10選

RPAベストプラクティスのヒント：3つのTに注意

リビングルームの象：RPAのロールアウト

企業が小さくRPAを導入し、そこで止まってしまう傾向があります：ロールアウトが停滞します。これが、RPAは過大評価だという主張や、一定のシニシズムを生んでいます。

UiPathのチーフエバンジェリスト、ガイ・カークウッド氏はこう言います：「組織と導入パートナーは、RPAをデジタルトランスフォーメーションの旅の第一歩として使っています。なぜなら比較的速く、安価だからです。『デジタルトランスフォーメーションの旅に連れて行きます、まずRPAでコスト削減、効率向上、デジタルマインドセットへの転換を』と言います。しかし、一定時間が経つと、彼らは停滞します。チャンピオンがいて、一部門、也许いくつかの部門——財務、人事、調達——に広めますが、カスタマーサービスにどう広げるのか？」

我々が話を聞いた複数のRPA専門家が、この課題をどう克服するかに基づいてアドバイスをくれました。

RPAベストプラクティス1：セイレーンの誘惑に注意

ギリシャ神話では、美しい女性の姿をしたセイレーンが船乗りを岸に近づけ、船を岩に打ち砕かせました。

RPAはそれに似ています。表面上は使いやすく、部門内で導入できます。

Blue Prismのカスタマーサクセスディレクター、ジェーン・コンロイ氏は「初期導入者は、ツール自体がとても使いやすいので『達成した、何をやってるか分かってる』と思いがちです。でも違います。基盤を構築しなければならないからです。ツールで潜在的に何かできることは理解したが、まだビジネスケースを構築しなければなりません。」と言います。

RPAベストプラクティス2：影でやらない

Kofaxの最高戦略責任者、クリス・ハフ氏は、影響を受け、エンパワーされる労働力を最初から巻き込むよう助言します。「これはチェンジマネジメント101です」と氏は言います。「しかし自動化をやっているとき、これらの『ソフトなこと』がしばしば見落とされます。」

ハフ氏は具体的なアドバイスをくれました：パイロットフェーズを録画した2分半の短い動画を作ることを提案します。「プロジェクトに関わるワーカーに最初にインタビューし、自動化への考えを聞きます。通常彼らは背中を丸め、腕を組み、不安から硬い表情をしています。『置き換えられるのか、仕事を失うのか、家族を養えなくなるのか？』次に、パイロットの中盤、通常3週間後くらいに同じ人々に話を聞きます。彼らはリラックスし、ロボットを真の同僚のように語り始め、データ収集ではなくアクションを取れるようになったと話します。そしてパイロット終了へ早送り。通常同じ人々が『前傾姿勢で微笑んでいる。「トランザクション作業の時間を何時間も削減できた」——彼らが決してやりたくなかった仕事だ』」

RPAベストプラクティス3：エクセレンスセンター

Kofaxのクリス・ハフ氏は、ロールアウト問題を克服する独自のアドバイスを持っています。「初日からエクセレンスセンターを設計せよ。」クリス氏にとって鍵は準備にあり、RPAとその実装方法について議論することです。「話し始めたとき、人々が果たすべき役割と責任を特定し、実装計画を描き始めます」と氏は言います。「『フェーズ2でやろう』と思わないでください。長期的課題は『絶対にフェーズ1で議論する必要があります。』」

RPAベストプラクティス4：3つのT——トレーニング、トレーニング、トレーニング

Blue Prismのジェーン・コンロイ氏はこう言います：「ビジネスアナリストに、自動化ツールの能力を理解するトレーニングをすることを検討しなかったでしょう。なぜなら他のITアプリケーションと同じだと見なすからです。違います。全く違います。組織として、デジタルワーカーを組織内に構築しようとするとき、ほぼ完全なマインドセットシフトが必要です。」

現在、すべての主要プレーヤーがトレーニングを強調しています——UiPathのガイ・カークウッド氏はそれが無料だと強調します。できるだけ多くのトレーニングを活用しましょう。

RPAベストプラクティス5：ツールをどう使うか？

「これは各企業の哲学的かつ文化的な問題です」と、Blue Prismのチーフカスタマーアドボケイト、ジョン・トイアカウフ氏は言います。「顧客にアドバイスする際、今日の人間のワークフォースが持つ能力を、デジタルプラットフォーム内で再現することを考えるよう提案します。」

RPAベストプラクティス6：ツールをどう使うか？ RPA製品のセキュリティとスケーラビリティ

RPAが企業全体にロールアウトされるにつれ、セキュリティはますます大きな問題になります。ジョン・トイアカウフ氏にとって、セキュリティとスケーラビリティはリンクしています。「セキュアならスケールできるからです。リスク部門、コンプライアンス部門、監査部門、オペレーション部門と問題になりません。すでにこれは安全な製品だと安心しているので、心配する必要がないからです。」

RPAベストプラクティス7：ツールが導入環境でどれだけ容易に消費・使用できるかを考える

Blue Prismのジョン・トイアカウフ氏に戻ります：「完全自動化ソリューションにするために追加コンポーネントをすべて追加し始めると、他のボルトオンを購入しなければならず、コストが上がります。」

RPAベストプラクティス8：明日のように働く

Kofaxのクリス・ハフ氏は説明します：「ここからそこへ行くこと——あなたが望む場所に向かって働くことです。デジタルトランスフォーメーションと結びついています——RPAを適用して、デジタルトランスフォーメーションが支える、より迅速で、より柔軟で、変化によりオープンなエートスを採用すること。」

RPAベストプラクティス9：違う考え方をする

Blue Prismのジェーン・コンロイ氏は言います：「ビジネスケースを構築せよ。戦略的に見ろ。プロセスは変わり、組織も変わる。あなたのデジタルワーカーはその変化に備えているか？ オーナーシップモデルも見なければならない。導入コストと同様に、サービスコストも見なければならない。」

RPAベストプラクティス10：専門家に相談せよ

UiPathのガイ・カークウッド氏は言います：「我々はすべてを知っていると仮定しない。だから、アナリストファームEverest Groupが作成したステップバイステップの導入ガイドに従うことを、RPAを導入するすべての人にお勧めします。」

「EverestはRPAプレイブックの作成に信じられないほどの時間を費やしました。それはテクノロジーに不可知論的で、パイロットから頂点——組織全体に広がるところ——まで、これまでで最高のステップバイステップガイドです。」

このプレイブックはUiPathから無料で入手できます。