産業企業のためのビジネスプロセス管理：効率化とエラー排除
産業プロセスは精密でなければなりません。サプライチェーンの途切れたリンクから製造工程の不具合まで、あらゆるエラーが提供する製品やサービスの品質を大きく低下させる可能性があります。
競争の激しい環境では、ミスは許されません。
すべての業務操作に文書化された手順がないと、ミスとエラーが蔓延します。ここでビジネスプロセス管理（BPM）が役立ちます。
このブログでは、ビジネスプロセス管理とは何か、そしてそれがどのようにすべての業務手順のエラー削減に役立つかを探ります。これには、Thomasnet.comでのサプライヤー調達から工場フロアの操作、製品・サービスの納品とマーケティングに至るサプライチェーンの末端までが含まれます。
まずはシンプルなペンと紙のアプローチから始め、より複雑なプロセスにはオンラインソフトウェアを検討するという順序で、今日すぐにビジネスプロセス管理を導入する方法を解説します。
ビジネスプロセス管理とは
ビジネスプロセス管理は以下のように定義できます：
「人々がさまざまな手法を用いて、ビジネスプロセスを発見、モデル化、分析、測定、改善、最適化、自動化する運営管理の規律。」 John Jeston and Johan Nelis, Business Process Management
この定義をより詳しく説明するために、航空宇宙業界を例に取ります。飛行機を作るのは簡単なことではありません。このような複雑な機械を製造するには、相互に関連するタスクを慎重に計画し、それらをリンクさせ、飛行可能な機体の納入というゴールに導く必要があります。
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これらのリンクされたタスクをグループ化したものがプロセスを構成します。
ビジネスプロセス管理は、構造化され反復可能なプロセスであれ、非構造化で可変的なプロセスであれ、これらのプロセスを管理下に置きます。プロセス内のステップの順序はインスタンスごとに異なる場合があり、ゲートウェイ、条件、ビジネスルールが存在します。
プロセスは複雑である必要はありません。紙飛行機を作るようなシンプルな手順でも、特定の順序でタスクを実行する必要があり、これらをプロセスとして文書化することは有用です（下記のAviation Explorerの画像を参照）。
ビジネスプロセスは常に変動しており、ビジネスプロセス管理は継続的な実践であり、常に操作を微調整し、改善し続けます。
ビジネスプロセス管理において、プロセスは組織にとって最も重要な資産と見なされ、それも当然です。プロセスを導入している企業のプロジェクト成功率は95%（280%高い）であるのに対し、導入していない企業は25%にとどまります。
これらのプロセスを資産として理解、管理、開発することで、企業はクライアントや顧客に付加価値のある製品とサービスを提供できます。
標準化されたプロセスのメリット
ビジネスプロセス管理市場は、2017〜2023年の年平均成長率14%で2023年までに1600万ドルに達すると予測されています。つまり、この実践はすでに普及しており、さらに一般的になる見込みです。
なぜみんながビジネスプロセス管理に注目し始めているのでしょうか。読み進めてみてください。
ビジネスプロセス管理でコスト削減
プロセスを詳細にマッピングすれば、各ステップとプロセス全体の所要時間、必要リソース、頻度、コストが可視化されます。このレベルの詳細さがあれば、冗長性を排除し、品質管理の問題を特定し、過剰な材料費と労務費を浮き彫りにできます。
ビジネスプロセス管理で顧客ニーズを認識・対応
ビジネス操作とプロセスは、顧客とその変化するニーズに応答性を持たせなければなりません。産業界における顧客の変化には、納期期待の高まり、ワークフローの可視化、製品カスタマイズが含まれます。
プロセス管理手法を使えば、一連のタスクを顧客中心に変更できます。
ビジネスプロセス管理でビジネスモデルを改善・適応
時代遅れのビジネスモデルでは通用しません。ビジネスプロセス管理により、ビジネスプロセスをより深く理解できるため、適切なタイミングで適切な変更が可能になります。プロセス内の各タスクが完全に透明化されていれば、変更を計画し、実装し、反応を測定し、評価して学習できます。
ビジネス世界は常に進化し変革しています。デジタル時代のテクノロジー台頭や消費者ニーズの変化といった要因がビジネスプロセスにストレスを与えます。競争に勝ち残るには、ビジネスプロセスを適切に適応させる必要があります。
ビジネスプロセス管理で生産性向上
ビジネスプロセス管理により、非効率を特定し排除できます。Adidasを例に取ると、ビジネスプロセス管理により注文受付からシステム上の受注可視化までのラグタイムを改善し、受注処理を高速化しました。また、高性能保護コーティングを提供するRenegardは、BPMシステム導入により生産性向上を報告しています。
ビジネスプロセス管理で競争優位性を獲得
ビジネスプロセス管理はプロセスを継続的に分析・改善します。この改善とは、無駄や遅く煩雑なステップを排除することです。無駄な時間を削除すれば、ビジネスプロセスを合理化し、イノベーションなど真に重要なことに集中できます。
ビジネスプロセス管理で顧客維持率向上
イノベーションや生産性といった指標を改善すれば、連鎖的に好影響が波及し、顧客が製品/サービスに満足する可能性が高まります。
統合的なビジネスプロセス管理アプローチで、カスタマーサポート、サクセス、サービス提供を他の社内活動に組み込めば、さらに構築できます。例えば、シンプルなカスタマーサポートプロセスを設定・活用できます。
ビジネスプロセス管理でプロセス標準化を実現
ビジネスプロセス管理は、ビジネスプロセスの標準化を通じた品質管理の一形態です。標準化により、将来のプロセス改善が容易になり、生産性が向上し、操作をスケジュール通りに実行できます。
ビジネスプロセス管理で部門横断的コラボレーションを促進
ビジネスプロセス管理によるプロセスの透明化により、部門横断的な操作を比較・理解できます。部門間のコラボレーションで、共有プロセスを特定し、冗長性を判断し、共有情報と専門知識がどこで有益かを学べます。
ビジネスプロセス管理で安全・セキュリティ・コンプライアンスを改善
透明性の欠如は、安全、セキュリティ、コンプライアンスの問題を招きます。ビジネスプロセス管理はこれらの問題に光を当て、ステークホルダーに気づきを与えます。プロセスを容易に適応させ、社内外のコンプライアンス、安全、セキュリティ基準に常に準拠できます。
プロセスの構築方法
ビジネスプロセス管理がビジネスにもたらす多くのメリットが分かりました。次の疑問は、今日どのように自社にビジネスプロセス管理を導入するかです。
ビジネスプロセス管理の導入はプロセス文書化から始まります。つまり、現在のプロセスを取り上げ、関係チームメンバーを含めて文書化し、各プロセスを実行・テストします。
簡略化のため、プロセス導入プロセスを3つのコアパートに分解できます：
- 導入前（計画）
- 導入（実行）
- 再導入（レビュー）
さらに明確にするため、サンプルプロセスとその導入方法を通して解説します。
産業企業向けサンプルプロセス
世界中で普及しているラテックス手袋は、産業プロセスの興味深い例です。現在の操作は、古来の技術と超現代技術が完璧なシナジーで機能しています。この2つの手法のバランスを取ることは、ラテックス手袋製造プロセスを設計するための導入前段階の一部となります。
まず、下記の動画に従ってラテックス手袋生産の段階を導入前に計画します。
このラテックス手袋の例は、プロセスがどう文書化されるかを示すのに最適です。製造のために手袋を運ぶコンベアベルトのように、文書化されたプロセスは各ステップが正しい順序で、適切なタイミングで実行され、ステップが漏れないことを保証します。この場合、正しいタスク順序は以下の通りです：
- セラミックまたはアルミニウム製の手型（モールド）を用意する
- 前回のゴム手袋製造の残留物を石鹸水で洗浄して除去
- 前回のゴム手袋製造の残留物を漂白剤で洗浄して除去
- 漂白剤に浸かった手型がブラシを通過しさらに洗浄
- 手型を熱湯の槽で洗浄
- 手型をキャリアで回転させ滴下乾燥
- 手型がまだわずかに湿っている間に、化学浴に浸漬
- 手型を強度強化された液状ゴムに浸漬
- 液状ゴムが手型の化学物質（化学浴由来）と反応しゼラチン状に
- ゴムゼラチンでコーティングされた手型を回転させ残留物を振り落とし、高温オーブンで乾燥
- ゴムが揮発化という化学プロセスを経て強靭で弾力性のあるものに
- 手袋を洗浄・乾燥
- 手袋がブラシを通過しカフが巻き上げられる
- 作業員が手型から手袋を剥ぎ取る
導入前にこのプロセスを文書化すれば、操業中のエラーを減らし、時間の可用性を改善し、コストを節約できます。段階を文書化した後、導入段階で非効率、ボトルネック、改善点が浮き彫りになります。記録されたプロセスステップを参照し、それらをレビューし、改修を評価することで改善できます。
ビジネスプロセスの構築方法を理解するために参考になる情報は他にもたくさんあります。
プロセスの管理方法
プロセスを構築したら、次は管理です。シンプルなビジネスプロセス管理システムは、ペンと紙で各ステップを書き出し、それに従うという単純なものでも構いません。
これはチェックリストとして、各タスクを紙に文書化する形で行えます。その後、各タスクを検討し、与えられたプロセスをどう改善できるかを判断できます。
このシンプルなペンと紙のアプローチの問題は、プロセスがますます複雑になるときに顕在化します。条件分岐や、特定タスクの優先化、正しい担当者を特定タスクに割り当てる方法などの機能が必要になるかもしれません。
幸い、こうした複雑性を管理するツールがあります。オンラインBPMツールは、複雑なビジネスプロセスを管理するのに最適です。
これを例示するため、トップクラスのBPMソフトウェアであるProcess Streetを取り上げます。Process Streetでは、チェックリストに以下の機能を持たせられます：
- チームメンバー間でタスクを必要に応じて割り当て
- プロセスに条件分岐を導入
- ストップタスクを追加し、タスク順序と優先タスクの完了を保証
- タスク期限を設定し、タスクが期限内に完了するよう確保
これらの機能は、ユーザーフレンドリーな方法でプロセスに複雑性を追加します。これらのチェックリストにより、ヒューマンエラーを最小化し、説明責任を高め、与えられたプロセスのすべてのタスクを完了するために必要なツールと情報を記録・提供できます。
今日、貴社にビジネスプロセス管理を導入しましょう
この記事では、ビジネスプロセス管理とは何か、そしてどのようにビジネスプロセスを文書化・構築し始めるかを説明しました。より複雑なプロセスには、Process Streetのようなビジネスプロセス管理ソフトウェアを活用して整理できます。
ビジネスプロセス管理はビジネスに多くのメリットをもたらします。ゲームの先手を取り、今日すぐにビジネスプロセス管理を貴社で始めましょう。
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