戦略的調達の極意：トップクラスのサプライヤーを確保する5つの実証済みステップ

従来、調達の目標はビジネス要件を最も満たし、最もコスト効率の良いサプライヤーを特定・選定することでした。しかし2020年には、状況が劇的に変化しました。企業は前例のないサプライチェーンの需給課題を乗り越えるため、今日のニーズと今後6ヶ月分のニーズに対応できるよう、サプライチェーンを迅速に再構築することを余儀なくされました。

組織のニーズに応じて調達をより戦略的かつ機敏にする必要性は、これまで以上に高まっています。組織が2021年に向けてサプライチェーンを再構築する今、調達を見直し、最良の成果を導く構造と体制を整える絶好の機会です。以下の戦略的調達成功のための5つの重要ステップに従ってください。

ステップ1：評価、データ収集、戦略立案

最初のステップは、調達ニーズを規律正しく体系的に評価することから始まります。これには以下のプロセスが含まれます。

• サプライヤー関係の強化：取引先サプライヤーと適切な関係を築き、新規開発や成長計画などの大型プロジェクトを事前に把握・準備できるようにします。
• 支出分析：組織が何に、どこで、いくら支出しているかを詳細に把握し、支出改善が必要な領域を特定します。
• プロジェクト妥当性の検証：調達しようとしているカテゴリーで新規サプライヤーが必要か、それとも既存契約の再交渉で対応できるかを判断します。
• データ収集：必要な要件と初期データを収集します。
  • 既存のサプライヤー契約（条項・条件を含む）
  • 作業範囲書（SOW）
  • サプライ市場分析
  • 支出分析からの支出データ
• プロジェクト戦略の策定：意図するプロジェクトの範囲・規模、選定すべきサプライヤーのタイプを詳細に記したプロジェクト戦略を作成します。リスク回避に関する情報も盛り込みます。

ステップ2：適切なエンゲージメントモデルの決定

戦略策定の鍵は、eオークションや詳細なRFQ（見積依頼）など、適切な調達イベントを選択することにあります。どちらにもメリットがありますが、自社にとって最適なアプローチを見極めるため、さまざまな考慮事項を慎重に比較検討する必要があります。

1. 低複雑性・高額支出の案件
   比較的交渉が容易で高額なカテゴリーには、eオークションまたはRFXが適しています。eオークションに持ち込む価値があるか、より信頼性の高いサプライヤーをコスト増で失うリスクを取るべきかを判断します。例：今後3〜6ヶ月分のノートPCなど、組織の一括購買ハードウェア。
2. 高複雑性・高額の案件
   ニッチな専門品、ビジネスに不可欠な品目、新ビルの内装工事など長期プロジェクトのような複雑な購買プロセスでは、有力サプライヤーと良好な関係を築くことが重要です。少数の評判の良いサプライヤーと時間をかけて信頼関係を構築し、優れた調達システムで対応可能なオンラインRFI/RFPと組み合わせます。
3. 低複雑性・低額の案件
   文房具や定番消耗品など、低額で調達が容易な品目はeオークションに出品し、サプライヤー同士が制御された環境で入札競争を行わせ、迅速な成果（クイックウィン）を上げます。
4. 高複雑性・低額の案件
   購買プロセスが複雑なため、eオークションは非効率です。RFXを活用します。例：自社製品の微小な部品だが、仕様通りの製造と納期確保が不可欠なケース。

次に、選定したサプライヤーに対して提案依頼書（RFP）を送付し、調達プロセスの開始を通知します。複数のサプライヤーから問い合わせが来るため、要望を明確に伝えます。その後、評価用の提案書を受領します。

次の交渉フェーズに進むサプライヤーを絞り込み、以下の資料を準備します。

• 全RFP回答のサマリー
• 絞り込んだサプライヤーの詳細リスト
• サプライヤー生存性評価のコピー
• 詳細な交渉計画

ステップ3：サプライヤーの調査と選定

サプライヤーを調査・選定する際は、以下の項目を評価します。

• コミュニケーション能力：これまでのやり取りはスムーズか。質問に意欲的かつ迅速に回答しているか。電話、メール、Webポータルのどのチャネルか。入札プロセス中に連絡が取りにくい場合は危険信号です。
• サプライヤーの運営体制：短期的にも長期的にも要件を満たせるか、以下の観点で審査します。
  • 財務健全性：収益性はあるか、債務額はどの程度か。財務状況に不安があれば、試験的に短期契約を検討します。
  • インフラ：組織体制と、必要な商品・サービス量を支えるシステムがあるか。可能なら工場見学で実態を確認します。
  • サプライチェーン：環境変化に耐えうる強靭さがあるか。需要急増時に対応できるか。異常気象など短期的な事態にも対応可能か。
  • 倫理・CSR：企業の社会的責任声明や倫理ガイドラインを入手し、自社要件と整合するか確認します。
  • 顧客集中度：特定の大口顧客に過度に依存しておらず、自社へのサービスレベルが損なわれないか。
  • 災害復旧計画：サプライチェーンに組み込む以上、最悪の事態でも納品継続できる計画を開示しているか。開示拒否なら見直しが必要です。
  • コンピテンシー：要件に対する能力を評価。担当者へのヒアリング、極端な気象や原材料不足など非常時の対応力を探る質問を実施。エンドユーザーからの評判も確認します。
  • コスト透明性：総コスト、メンテナンス・アップグレード・特注対応の含有、配送費、マージンを確認し、透明性を確保します。