戦略的調達：最高のサプライヤーを確保するための5つのステップ

次に、提案依頼書（RFP）を送信して、選択したサプライヤーに調達プロセスの開始を通知する必要があります。見込みのあるサプライヤーからの複数の問い合わせに対応する必要がある可能性が高いため、サプライヤーに何を求めているかを正確に説明してください。その後、評価のための提案を詳述するサプライヤーからの回答を受け取ります。

サプライヤの候補リストを作成して、ソーシングアクティビティを実行する交渉の次のフェーズに進みます。次のものがあることを確認してください：

• すべてのRFP応答の要約
• すべてのサプライヤーの詳細な候補リスト
• サプライヤーの実行可能性評価のコピー
• 詳細な交渉計画

サプライヤーを調査して表彰します。 潜在的な賞についてサプライヤーを調査する際には、必ず以下を評価してください。

• コミュニケーションスキル 。これまでのところ、サプライヤーとのコミュニケーションはどうでしたか？彼らは喜んであなたの質問に答えることができますか？電話、電子メール、またはWebポータルを介して行われますか？入札プロセス中にサプライヤーを把握するのが難しい場合は、悪い兆候である可能性があります。
• サプライヤーの業務 。選択したサプライヤーが短期的およびそれ以降の要件を満たすことができるかどうかを見極めます。次の点から始めることをお勧めします：
• 財務 。選択したサプライヤーは財政的に安定/収益性がありますか？彼らはどのくらいの借金を抱えていますか？彼らの財政状況が良くないように見える場合は、おそらく短期契約を試用版として提供することを検討してください。
• インフラストラクチャ 。サプライヤに問い合わせて、組織の設定方法と、必要になる可能性のある大量の商品/サービスをサポートするシステムが整っているかどうかを確認します。必要に応じて、施設を見学し、彼らの活動を直接目撃します。
• サプライチェーン 。状況が悪化した場合でも、サプライチェーンはそれらを維持するために堅牢ですか？ 1つのアイテムの量を増やす必要がある場合、サプライヤのサプライチェーンはこれに対応できますか？季節外れの気象条件や酌量すべき状況など、短期的な要件に対応できるかどうかを調査します。
• 倫理 。サプライヤーに、該当する企業の社会的責任に関する声明または倫理ガイドラインのコピーを求めて、これらがビジネス要件に沿っていることを確認してください。
• お客様 。あなたのサプライヤーは他の顧客と大きな関係を持っていますか？もしそうなら、これは彼らが1つのクライアントに過度に依存しているかどうかを理解するのに役立つ可能性があり、それはあなたが受けるサービスのレベルを妨げる可能性があります。
• 災害計画 。サプライチェーンにサプライヤを統合し、最悪の事態が発生した場合でもサプライヤが引き続き提供できるようにする必要があります。彼らがこれらの計画を共有していない場合は、その理由を質問し、実行可能性を再検討してください。
• コンピテンシー 。要件に照らしてサプライヤーの能力を評価します。検討中のアカウントマネージャーまたはサプライヤーの他の人に相談してください。極端な気象条件や原材料の不足など、異常な状況下で提供する能力について詳細な質問をします。最後に、顧客と話します。サプライヤが共有していないものを見つける可能性があります。
• コスト 。これは、原価計算の透明性を確保するためです。サプライヤーに尋ねる：
  • 製品/サービスの総費用はいくらですか？
  • この費用には、メンテナンス、サービスアップグレード、例外的な注文（該当する場合）などが含まれますか？
  • 配送料は含まれていますか？
  • 彼らはどのようなマージンを作っていますか？

上記のすべてを確認した後、明確な勝者が明らかでない場合は、RFPプロセスを少数のサプライヤに再開して、オファーの改善を促すことを検討してください。 RFXソーシングイベントを実行したことがあり、それが適切である場合は、より良い取引を得るために、最後の数社のサプライヤーに対してeAuctionを実行することを検討できます。

選択したら、「コミットメントゴードキュメント」を介してサプライヤーと内部の利害関係者に次のように通知する必要があります。

• 賞の提案
• 経済的利益の見積もり
• 実装計画
• 移行計画
• KPIの基準と目標
• リスクの評価と軽減（つまり、コンプライアンス対策）
• 契約上の考慮事項（つまり、SLAの開発/支払い条件/前年比の改善）
• 上級管理職とのコミュニケーション
• 主要な利害関係者へのコミュニケーション計画

契約の実装。 新しいサプライヤーと協力して、ビジネス用に選択した新しい商品を実装するためのコミュニケーション計画を立てる必要があります。関係の潜在的なリスクを特定し、十分なコンプライアンス対策を講じて軽減する必要があります。これらの取り決めは、署名された契約を通じて正式になります。以前は、これは一連の事務処理の準備を伴う非常に時間のかかるプロセスでしたが、今日のテクノロジーでは、事前にシステムにプラグインされた事前に準備された情報と、以前に提出されたRFPから契約を自動生成して、サプライヤー情報の正確性を確保できます。

主要業績評価指標と目標は、サプライヤーに説明を求めるように設定および追跡する必要があります。最後に、サプライヤの所有権を組織内の適切な担当者に譲渡する準備が整いました。これにより、サービスレベルの提供と、合意されたサービスレベルおよびKPIに対するパフォーマンスについて合意されたチェックポイントが設定されます。

請求書の設定と監視。 サプライヤがオンボーディングされたら、請求プロセスを設定する必要があります。新しいサプライヤー契約は、特に新しい契約が大量の請求書を生成する場合に、請求書の自動化を主張する機会を生み出します。

サプライヤーのパフォーマンスの継続的な監視と追跡には、以下を含める必要があります。

• 商品のタイムリーな配達を受け取る
• 高品質の製品
• 優れたカスタマーサービス
• 適切な金額と適切な商品の正しい請求書
• サプライヤーがあなたと連絡をとる速さ
• 在庫状況

最後に、新しいサプライヤで得た節約の価値を追跡して、調達によって可能になったこのコスト削減策が収益にどのように役立ったかをより広いビジネスに報告する必要があります。

ビジネスのために購入することは、最高の時でさえ、複雑なプロセスです。健全なプロセスがしっかりと実施されていることを確認することで、組織は市場の変化、供給不足、進化するニーズを継続的に巧みにナビゲートできます。

Shannon Krepsは、クラウドベースのソースツーペイソフトウェアのグローバルサプライヤーであるMediusの製品マーケティング担当副社長です。