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パンデミックにおける調達を形作る3つの傾向

最良の場合、調達プロセスは困難な場合があります。複数の業界規制に準拠し、同時に多数の利害関係者や意思決定者にアピールしながら、何千ものベンダー契約、NDA、および交渉をナビゲートすることは、簡単な作業ではありません。

2020年初頭にCOVID-19のパンデミックが世界を驚かせたとき、これらの問題は、ほぼ普遍的で即時のリモートワークへの移行など、予期せぬ変化によってさらに複雑になりました。年間を通じて、世界中の企業が新しいダイナミクスに適応することを学ぶにつれて、1つのことが十分に明らかになりました。契約の適切な管理と調達がこれまで以上に重要になりました。前例のない普遍的な課題に直面して、これらの重要な資産は現在および将来にわたって保護および最適化する必要がありました。

危機に対応して、社内での回復力と堅牢性を高めるだけでなく、運用モデルとサプライチェーンの再定義に伴って発生する将来の変化に対応できるように準備した企業は、長期的には。

COVID-19後の世界の新しい現実に向かって進むにつれて、3つの新たな傾向が、長期的な持続可能性と成功を求める組織にとって契約管理と調達が最優先事項でなければならない理由を明らかにします。

より多くのビジネスが不可欠であると見なされています。 パンデミックが始まって以来、16の重要なインフラストラクチャセクターが、物理的であれ仮想的であれ、資産、システム、ネットワークが米国にとって非常に重要であると見なされているセクターとして特定されています。これらには、ヘルスケア、食品および農業、重要な製造、化学などが含まれます。

その結果、実質的にすべての組織は、不可欠であるかどうかにかかわらず、サービスを提供する顧客にとってのその重要性に対する認識を高めています。この認識により、企業は、顧客の重要なビジネスニーズに従って商品やサービスの優先順位付けに注力することの重要性に焦点を当てることができました。これを効果的に行うには、調達および契約管理プロセスが効率的で一元管理されている必要があります。

「アメリカのインフラストラクチャー企業」と自称するGraniteConstruction Inc.は、不可欠なビジネスの一例です。 Graniteにとって、これはCOVID-19の発生にもかかわらずその事業を継続しなければならなかったことを意味しました。現場に乗組員がいるため、バックオフィス部門は一歩も逃さずに自宅で仕事をするように移行する必要がありました。幸い、Graniteにはすでに自動化された契約管理ソフトウェアシステムが導入されています。しかし、これ以前は、下請け管理者は、これまでインボックス、ローカルハードドライブ、またはファイリングキャビネットに保管されていた契約の管理に多くの時間を費やす必要があったため、Graniteは深刻な課題を抱えていました。レビューと承認を完了するには、物理​​的に廊下を歩いていく必要がありました。明らかな理由から、これらの方法は在宅勤務の状況で多くの課題を生み出していたでしょう。

COVID-19の健康危機は、調達と契約の重要性を明らかにしました。重要な企業は、あらゆる状況に備えるための最初の緊急性を経験した可能性がありますが、すべての企業は、一元化され合理化された調達プロセスと契約管理システムがなければリスクにさらされていることを認識しています。

契約はより複雑で、より迅速に必要とされます。 今日のビジネスは、主に契約によって導かれる世界で運営されています。企業が成熟し、インターネットのおかげで国境が解消されるにつれ、契約を作成および維持するチームが世界規模の契約に影響を与える一連の新しい規制に苦しんでいるため、契約は複雑になっています。

たとえば、国際的な供給が打撃を受けたため、多数の病院のグループ購入組織は、保護用品の新しい供給元を地元で見つける必要がありました。これを必要としている病院は、パンデミックに対する全国的な対応の最前線にありました。調達は、8週間で3,000の潜在的なサプライヤーを選別する必要がありました。その一方で、ヘルスケア業界のコンプライアンス要件を損なうことなく、異なる無関係の法人が同じ包括的契約を購入して支払うことを可能にする複雑な契約に署名し、品質を確保しました。調達担当副社長は、同社の新しい自動化されたプロセスにより、約12週間でこれを達成できたと述べました。このボリュームでは、すべての手をデッキに置いていたにもかかわらず、以前は9〜12か月かかりました。

これは、不確実な時代を乗り切るために契約管理が必要な理由を直接物語っています。パンデミック後の成功を達成するために、組織は、ガバナンスなどの重要な問題を含む、契約に関連する多くの複雑さを、リスクにさらされない方法で処理する方法を検討する必要があります。

クラウドテクノロジーの加速。 組織は、COVID-19の大流行によって引き起こされたビジネス上の課題に対応して、これまでになく迅速にデータをクラウドに移動しています。実際、新しい調査によれば、世界的大流行により、組織のほぼ半数でクラウドの変革が加速しています。クラウドプラットフォームを使用すると、専用のリソースや追加の設備投資を必要とせずに、システムを利用可能にして実行し続けることができます。したがって、この傾向が調達と契約にも影響を与えているのは当然のことです。

クラウドベースの契約ライフサイクル管理ソリューションには、大きなメリットがあります。安全なクラウド環境でホストされる一元化され自動化された契約リポジトリへのアクセスにより、組織は完全な契約の可視性を得ることができ、無駄な作業時間をなくし、効率を向上させることができます。契約管理ソフトウェアは、企業が契約で保持する権利とコミットメントの信頼できる唯一の情報源を提供することにより、期限を逃したり、罰則を科したり、さらに悪いことに訴訟を起こすリスクを大幅に減らします。さらに、調達プロセスを加速し、契約のコンプライアンスを確保し、契約の作成から報告まで、契約のパフォーマンスを最適化します。

クラウドへの加速は組織に多くの扉を開き、契約データの管理に関して、この重要な経済環境の中でインテリジェントな契約管理ソリューションに適用する際に、彼らは計り知れない価値を見出しています。

結論としては、契約ライフサイクル管理の革新が規範を崩壊させており、現在のパンデミックは、不確実な世界における調達と契約管理の重要性を浮き彫りにしているということです。これらの主要なプロセスへのプロアクティブでインテリジェントなアプローチにより、企業ははるかに高い可視性を持ち、収益に直接つながる実用的なインテリジェンスを引き出すことができます。

Vivek Bhartiは、Icertisの製品管理のゼネラルマネージャーです。


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