パンデミックが調達をどう変えたか：知っておくべき3つの主要トレンド

平時であっても、調達プロセスは困難を極めます。数千件に及ぶベンダー契約、NDA、交渉を進めながら、複数の業界規制への準拠を維持し、多数の利害関係者や意思決定者の期待に応えることは、決して容易な作業ではありません。

パンデミックによる複雑性の増大

2020年初頭、COVID-19パンデミックが世界を襲ったとき、これらの課題はさらに複雑化しました。ほぼ全世界で即座にリモートワークへの移行が迫られたのです。1年を通じて、世界中の企業が新たなダイナミクスに適応する中で、一つのことが明確になりました。契約の適切な管理と調達が、これまで以上に重要になっているということです。前例のない普遍的な課題に直面し、これらの重要資産を現在および将来にわたって保護し、最適化する必要がありました。

この危機に対応し、内部的によりレジリエントかつ強靭になるだけでなく、運用モデルとサプライチェーンが再定義される中で将来の変化にも対応できるよう準備した企業が、長期的にははるかに良い結果を出すでしょう。

ポストコロナ時代の3つの新たなトレンド

ポストCOVID-19の新たな現実に向かう中で、長期的な持続可能性と成功を目指す組織にとって、契約管理と調達を最優先事項とすべき理由を示す3つの新たなトレンドが浮上しています。

1. 「エッセンシャル（不可欠）」と見なされるビジネスの増加

パンデミック開始以来、米国において資産、システム、ネットワーク（物理的か仮想かを問わず）が極めて重要と見なされる16の重要インフラセクターが特定されました。これには医療、食品・農業、重要製造業、化学などが含まれます。

その結果、エッセンシャルかどうかに関わらず、ほぼすべての組織が、自社が顧客にとってどれほど重要かという認識を高めました。この気づきにより、企業は顧客の重要なビジネスニーズに応じて商品・サービスの優先順位を明確にすることができるようになりました。これを効果的に実行するには、調達と契約管理プロセスが効率的かつ一元的に管理されている必要があります。

「アメリカのインフラ企業」を自称するGranite Construction Inc.は、エッセンシャルビジネスの好例です。同社にとってこれは、COVID-19の感染拡大にもかかわらず事業を継続しなければならないことを意味しました。現場で働くクルーを抱える中、バックオフィス部門は一歩も出遅れることなく在宅勤務へ移行する必要がありました。幸い、Graniteにはすでに自動化された契約管理ソフトウェアシステムが導入されていました。これがなければ、サブ契約管理者が受信ボックス、ローカルハードドライブ、ファイリングキャビネットに分散して保存されていた契約書の管理に多くの時間を費やし、レビューと承認のために物理的に書類をオフィス内で回す必要があったため、在宅勤務では深刻な課題に直面していたでしょう。

COVID-19という健康危機は、調達と契約の重要性を浮き彫りにしました。エッセンシャルビジネスがあらゆる事態に備える緊急性を最初に経験したかもしれませんが、すべての企業が、一元化され合理化された調達プロセスと契約管理システムなしではリスクにさらされることを認識しつつあります。

2. 契約はより複雑に、より迅速に

今日のビジネスは、契約によって大きく導かれる世界で運営されています。企業が成熟し、インターネットのおかげで国境が溶け合う中、契約は複雑さを増し、それを作成・維持するチームは、世界規模で契約に影響を与える新たな規制の波と格闘しています。

例えば、多数の病院を対象とするグループ購買組織が、国際的な供給が途絶えた際、防護用品の新たな調達先を国内で見つける必要に迫られました。これらの病院はパンデミックへの国家的対応の最前線にありました。調達部門は8週間で3,000社の潜在的サプライヤーを審査し、品質を確保し、医療業界のコンプライアンス要件を一切妥協することなく、異なる無関係な法人が同じアンブレラ契約に基づいて購入・支払いを行える複雑な契約を締結する必要がありました。同社の調達担当副社長によると、新しい自動化プロセスのおかげでこれを約12週間で達成できたとのことです。以前であれば、総力を挙げても9〜12ヶ月かかっていた量です。

これは、不確実な時代を乗り切るために契約管理がなぜ必要かを如実に物語っています。ポストパンデミックでの成功を実現するには、ガバナンスなどの重要課題を含め、契約に関わる多くの複雑性を、リスクを招かない形でどう扱うかを検討しなければなりません。

3. クラウド技術の加速

組織は、COVID-19パンデミックがもたらしたビジネス課題への対応として、データをこれまで以上に速くクラウドへ移行しています。実際、新たな調査によると、世界的なパンデミックにより、ほぼ半数の組織でクラウドトランスフォーメーションが加速したとのことです。クラウドプラットフォームは、専任リソースや追加の設備投資なしでシステムを可用稼働させることを可能にするため、このトレンドが調達と契約にも影響を与えているのは当然のことです。

クラウドベースの契約ライフサイクル管理ソリューションには大きなメリットがあります。セキュアなクラウド環境にホストされた一元化・自動化された契約リポジトリへのアクセスは、組織に完全な契約可視性を提供し、無駄な作業時間を削減し、効率を向上させます。企業が契約において保有する権利と義務の「シングルソース・オブ・トゥルース（信頼できる唯一の情報源）」を提供することで、契約管理ソフトウェアは期限切れやペナルティ、さらには訴訟のリスクを大幅に低減します。さらに、調達プロセスを加速し、契約コンプライアンスを確保し、契約作成からレポーティングまで合意事項のパフォーマンスを最適化します。

クラウドへの移行加速は組織に多くの扉を開き、契約データの管理において、この重要な経済環境下でインテリジェントな契約管理ソリューションを適用することで、大きな価値を見出しています。

結論

契約ライフサイクル管理におけるイノベーションは常識を覆し、現在のパンデミックは不確実な世界における調達と契約管理の重要性を浮き彫りにしています。これらの重要プロセスに対するプロアクティブかつインテリジェントなアプローチにより、企業はより高い可視性を得て、実行可能なインテリジェンスを導き出し、それが直接ボトムラインへのインパクトにつながります。

Vivek BhartiはIcertisのプロダクトマネジメント担当ジェネラルマネージャーです。