ERPソフトウェアシリーズ：ユーザー要件の開発

企業が新しいソフトウェアまたはアップグレードされたソフトウェアの選択と実装を進めるための重要な価値提案を決定したら、サポートする新しいシステムの詳細な要件を作成します。これらの要件は、新しいソリューションの最適性と最終的な価値を判断するために不可欠です。

要件の2つのカテゴリ

要件は、「現在の状態」と「将来の状態」の両方に分類する必要があります。現在の状態の要件は、企業が今日どのようにビジネスを行っているかを潜在的なベンダーに説明するために提示されています。現在のビジネスプロセスは、現在のビジネス状況だけでなく、トランザクションの処理方法や会社が顧客やサプライヤーとやり取りする方法に関する現在のソフトウェアの制限によっても影響を受けます。

将来の州の要件は、会社が将来どのように運営し、その機能をサポートするためにソフトウェアを使用することを計画しているかを示しています。将来は5年から7年で定義する必要があります。 7年後の事業の正確な予測はできませんが、企業は、ビジネスの計画と、長期戦略を達成するために必要なソフトウェアとハ​​ードウェアのテクノロジーの種類を想像することができます。

ビジネスプロセスマップ

企業はまた、現在および将来の業務に関する情報をどのように収集したいかを検討する必要があります。明らかに、情報の収集は、現在のユーザーと、収集した情報をベンダーに提示する責任を負う組織内のユーザーとの間のやり取りに基づいています。

一部の企業は、現在の状態と将来の状態のビジネスプロセスの各側面の完全な構造を示すビジネスプロセスマップを作成できます。これらのマップは、特定のビジネス活動でトランザクションを処理するビジネスの人々からの入力を利用します。現在の状態と将来の状態の両方のビジネスプロセスの潜在的なマップのリストには、次のワークフローが含まれる場合があります。

• CRM
• 見積もりと販売注文の入力
• カスタマーサービス
• エンジニアリング–見積もりをサポートし、製造をサポートする
• サプライチェーン/購入
• 倉庫管理/在庫管理/受け取り
• 計画とスケジューリング
• 作業指示書と製造現場のレポート
• 配送
• 品質
• 会計–買掛金と現金支払い
• 会計–請求/売掛金/現金アプリケーション
• 会計–総勘定元帳

ビジネスプロセスマップには、現在および将来の状態のビジネスプロセスに関連するすべての入力と出力を含める必要があります。これらのアクティビティは、現在のアクションをサポートするために使用されているソフトウェアの指標で「オーバーレイ」する必要があります。例としては、現在のERPシステムを使用するアクティビティ、MSExcelまたはAccessDatabasesを使用するアクティビティ、手動で実行されるアクティビティなどがあります。

アクティビティを色分けすることにより、マップの読者は、現在および計画されているビジネスプロセスをサポートするために各テクノロジーがどれだけ使用されているかを視覚化できます。将来の状態マップの目に見える利点の1つは、選択が計画されている新しいソフトウェアの均一な色と、他の色、特にExcelスプレッドシートとAccessデータベースの色の排除です。

チェックリスト

チェックリストは、何十年にもわたってソフトウェアを選択するために使用されてきました。チェックリストは通常​​、上記のリストと同様にグループ化された文字通り数百または数千の機能要件をリストアップするサードパーティの知識に基づいています。これらのチェックリストの多くは、多くのソフトウェアベンダーのyes / no機能のデータベースに関連付けられています。チェックリストを完了することにより、ユーザーは、ユーザーのニーズを最も満たすことができるERPベンダーのリストを手に入れることができます。

チェックリストの課題は、基盤となるデータベースがどのように開発されたかです。ベンダーは、特定の機能を提供するかどうかではなく、ソフトウェアが実際にどのように情報を提供するかについて、常に完全に発表しているわけではありません。

特定のソリューションが売上高が500万ドルから2500万ドルの企業向けか、売上高が2億5000万ドルから5億ドルの企業向けかを明確にする必要があります。極端な例は、SAPとOracleが上記のビジネスプロセス領域をサポートする機能を提供し、JobBOSSとE2（人気のあるジョブショップソリューション）も提供していることです。ソリューションの範囲、要件、予算（価値提案）、および個別製造とプロセス製造の間の業界および基本的な製造構造が一致している必要があります。

組織がチェックリスト（サービス）を使用する場合は、チェックリストが完了していることを確認してください。最初に各領域を担当するスタッフを購入してから、個々の回答を全社的な業務やニーズに関連付けることができる全社的なチームによってレビューされます。

物語

著者の好みは、現在の状態のプロセスを説明し、将来の状態のニーズについて説明する物語の文書です。ビジネスプロセスの人々にインタビューすることで、ビジネスが現在どのように運営され、将来どのように運営されたいかを物語る物語を作成することができます。ベンダーがビジネスを完全に理解できるように、しっかりとした詳細レベルを提示することができます。物語は、ビジネスが行うこと、ビジネスが新しいソフトウェアを探している理由（価値提案）、および現在導入されているテクノロジーで補足することもできます。

ベンダーが確認したいこと

著者が過去に受け取ったフィードバックから、ほとんどのベンダーはビジネスプロセスマップに完全に従うのに苦労しており、2,000機能の長さのチェックリストに飽きています。物語はレビューしやすいです。ベンダーは依然として3つのドキュメントすべてですでに開示されている質問をすることに多くの時間を費やしているため、ユーザーとソフトウェアの要件の開発に多大な労力が費やされている場合でも、企業はすべてのプロセスを詳細に確認する準備をする必要があります。

文書化されているのは、代替ソフトウェアソリューションの適合性、機能、および価値を評価する方法の基盤であるため、ユーザー要件の開発には多大な労力と注意を払う必要があります。十分に開発されたユーザー要件により、ベンダーは、ベンダーの能力が将来の運用の成功のビジョンをどのようにサポートするかについて、最も完全なプレゼンテーションを行うことができます。

ベンダーがあなたの会社の最善の利益のために彼らの能力を実証する立場にない場合、それは本当にあなたの責任です。基本的なニーズを満たしていないために簡単に観察できるベンダーのソリューションは、プレゼンテーションのために会議室に表示されるべきではありません。

ハリーランズバーグ 、DVIRCのビジネスプロセステクノロジーコンサルティングディレクターは、300以上の企業と協力して、アップグレードされたソフトウェアまたは新しいソフトウェアによってビジネスプロセスを最適にサポートする方法を文書化しました。クライアントの運用方法をテクノロジー市場に関連付けるという彼のアプローチは、より良い選択と実装の結果をもたらします。詳細については、 詳細 または お問い合わせ 私たち。