ERPソフトウェア選定：包括的なユーザー要件の作り方

新規またはアップグレード版ソフトウェアの選定・導入に向けた重要な価値提案が固まったら、次は新システムがサポートすべき詳細要件を策定する段階です。これらの要件は、最適なフィットと究極の価値を判断するために不可欠です。

要件の2つのカテゴリー

要件は「現状（カレントステート）」と「将来像（フューチャーステート）」の両面で分類すべきです。現状要件は、現在の業務フローをベンダーに伝えるためのものです。現在のビジネスプロセスは、現況だけでなく、現行ソフトウェアの制約（トランザクション処理の仕方、顧客・サプライヤーとのやり取り）にも影響を受けています。

将来像要件は、5〜7年先を見据え、ソフトウェアをどう活用して業務を遂行していくかを描きます。7年後を正確に予測することは不可能ですが、目指すべき業務のあり方、必要なソフトウェア・ハードウェア技術を長期戦略の観点から描くことは可能です。

ビジネスプロセスマップの作成

現状と将来像の業務情報をどう収集・整理するかも検討が必要です。収集は、現場ユーザーと、ベンダーへ提示する資料を作成する担当者の連携によって進めます。

一部の企業では、現状・将来像それぞれのビジネスプロセス全体構造を「ビジネスプロセスマップ」として作成できます。特定の業務活動に携わる担当者からのインプットを用います。現状・将来像双方で作成すべきマップ（ワークフロー）の候補には以下が含まれます：

• CRM
• 見積もり・受注入力
• カスタマーサービス
• エンジニアリング（見積もり支援・製造支援）
• サプライチェーン／調達
• 倉庫管理／在庫管理／入荷
• 計画・スケジューリング
• 作業指示・現場報告
• 出荷
• 品質管理
• 会計－買掛金・支払い
• 会計－請求／売掛金／入金消込
• 会計－総勘定元帳

マップには、現状・将来像それぞれのプロセスに関わるすべての入力と出力を含めます。さらに、「どのソフトウェアが現在のアクションを支えているか」を示すインジケーターを重ね合わせます。例：現行ERPシステムを使用する活動、ExcelやAccessを使用する活動、手作業で行う活動などです。

アクティビティを色分けすれば、現状・将来像それぞれで、どの技術がどの程度使われているか一目でわかります。将来像マップのメリットの一つは、新システムを示す単一の色で統一され、ExcelやAccessといった「他の色」が排除されている点です。

チェックリスト方式

チェックリストは数十年にわたりソフトウェア選定で使われてきました。サードパーティの知見に基づき、数百〜数千の機能要件を上記のようなカテゴリーで整理したものです。多くは複数ベンダーの「可／不可」データベースと連動しており、チェックリストを埋めることで、自社ニーズに最も合致するERPベンダーのリストが得られます。

課題は、基盤データベースがどう作られたかです。ベンダーが特定機能の有無について必ずしも完全に開示するとは限らず、実際にどう情報提供されるかまでは見えません。

売上高500万〜2,500万ドル規模の企業向けか、2.5億〜5億ドル規模向けかで、必要な機能の幅は異なります。極端な例ですが、SAPやOracleも、JobBOSSやE2（ジョブショップ向け人気ソリューション）も、上記の業務領域を「サポートしている」と主張できます。ソリューションのスコープ、要件、予算（価値提案）、業種、離散型・プロセス型製造の違いなど、すべてがマッチしている必要があります。

チェックリスト（サービス）を利用する場合は、まず各領域の担当スタッフが回答し、その後、全社的なチームが個別回答を会社全体の運営・ニーズと照らし合わせてレビューするプロセスを確保してください。

ナラティブ（物語形式）ドキュメント

筆者の推奨は、現状プロセスを説明し、将来像ニーズを論じるナラティブ形式のドキュメントです。ビジネスプロセスの担当者にインタビューし、「今日どう業務が回っているか」「将来どう運営したいか」を物語として紡ぎます。十分な詳細度でベンダーにビジネスを深く理解してもらえます。ナラティブには、業務内容、新ソフトウェア検討の理由（価値提案）、現行技術環境などを補完情報として盛り込めます。

ベンダーが求めるレビュー資料

これまでのフィードバックでは、多くのベンダーがビジネスプロセスマップを完全に追うのは難しく、2,000項目ものチェックリストにはうんざりしているとのことです。ナラティブが最もレビューしやすい形式です。ただし、どの形式で作成しても、ベンダーはすでに開示されている内容について質問してきます。したがって、ユーザー・ソフトウェア要件の作成に多大な労力をかけても、すべてのプロセスを詳細にレビューする準備は必要です。

ユーザー要件の策定には十分な労力と注意を払ってください。文書化された内容は、代替ソフトウェアソリューションをフィット、機能、価値の観点で評価する基盤になります。よく練られたユーザー要件があれば、ベンダーは自社機能が貴社の将来像をどう支えるか、最大限にアピールできます。

ベンダーが貴社にとって最善の形で能力を示せないのは、実は貴社の責任です。基本ニーズを明らかに満たさないベンダーのソリューションが、会議室でプレゼンされる事態は避けなければなりません。

ハリー・ランズバーグ（DVIRCビジネスプロセステクノロジーコンサルティングディレクター）は、300社以上のビジネスプロセスが新・アップグレードソフトウェアでどう支援されるかを文書化してきました。クライアントの運営実態とテクノロジー市場を結びつけるアプローチで、より良い選定と導入成果を導いています。詳細については、こちらまたはお問い合わせください。