高度なCMMSソリューションで高齢者ケア施設の規制コンプライアンスを確保

連邦・州・地方政府の高齢者ケア施設への関与には長い歴史があり、浮き沈みはあるものの、全体として規制数は着実に増加傾向にあります。つまり、これらの施設のメンテナンス部門は、ますます厳しくなるコンプライアンス課題に直面しています。長期的な解決策は？

フル機能CMMSソフトウェアが部門のコンプライアンス遵守を支援。優れたCMMSがもたらすもの：

• コンプライアンスに適した予防保全プログラムの構築
• 新規制への迅速・柔軟な適応
• 正確な記録保持とデータ豊富なレポート生成

コンプライアンスに適した予防保全

「どう実施するか」と「どの頻度で実施するか」の両面で規制があります。機能豊富なCMMSの予防保全モジュールなら、これらのタスクがスケジュール通りに実施され、何も忘れられません。例えば、認知症患者がいる高齢者ケア施設では非常に特殊な安全機能が必須。患者は徘徊リスクが高く、悲惨な結果を招く可能性があるため、翼棟は特殊な「錯綜ロック（見た目がロックに見えず、可動部が巧妙に隠されているロック）」で施錠されます。介護者は簡単に施錠・解錠できますが、患者には不可能。しかし緩んでいれば、決意した患者は比較的容易に開けられてしまいます。CMMSベースの予防保全プログラムなら、これらのロックを定期的にチェック・締め直しできます。

優れたCMMSなら、PMは通常のオンデマンド工事依頼と同様に、技術者が期限通りかつ正確に作業できる情報で満たされています：

• 資産の完全な工事依頼履歴
• 関連部品・資材
• 詳細なステップバイステップ手順
• O&Mマニュアルのデジタル版
• カスタマイズ可能なチェックリスト
• インタラクティブなフロアマップ

データ豊富な工事依頼で機敏な導入

規制変更への対応は非常に困難で、高齢者ケア施設には専任のコンプライアンスオフィサーが置かれることも珍しくありません。オフィサーがいても、上級管理職の求人には適用法令の強力な実務知識が要件とされるのが一般的です。

幸い、メンテナンス部門長に最新ルール・規制の百科事典的知識が求められることはありません。例えば、消防安全をカバーする連邦規制（Joint Commission/NFPA Life Safety Bookに記載。PDF版を見るだけでも重厚）を暗記する必要はありません。

しかし、新法令の結果としてメンテナンス部門のポリシーとベストプラクティスに変更が生じた際、それを技術者に効率的に伝達し、新ポリシーを施行することは求められます。火災報知器のテスト方法・頻度に関する新連邦規制が出たら、チームに通知し、新ルールを徹底させる必要があります。

優れた病院メンテナンス管理ソフトウェアなら、この作業が格段に楽になります。CMMSなしなら、変更レビューのため全体会議を招集するか、メールを送って全員が読み理解るのを祈るか。しかしCMMSがあれば、既存の予防保全スケジュール内のいくつかの工事依頼を更新するだけ。PMの頻度を変更し、カスタマイズ可能なステップバイステップ手順を更新するだけで、技術者がすべての新ルールに従うことを保証できます。

PMの変更は難しいですか？ 全く難しくありません。主な理由の一つは、優れたCMMSがクラウドベースのデータベースで支えられており、常に最新で、あらゆるモバイルデバイスからアクセス可能だからです。紛失しやすい紙切れや、同一スプレッドシートファイルの無数のバージョンで作業する代わりに、CMMSにアクセスする全員がデータの最新版を見ています。技術者が古い、時代遅れのフォームやファイルを誤って使う心配がありません。

カスタム自動生成レポート

コンプライアンスには二つの側面があります。「遵守していること」と、同等に重要な「それを証明すること」。フル機能CMMSソフトウェアは両方を大幅に容易にします。

基本的な例を挙げます。技術者が工事依頼をクローズするのにかかる平均時間を知りたいとします。ここではオンデマンド工事依頼のみを見ます。つまり「誰かが故障に気づいてから修理完了まで、どれくらいかかるか？」という問いに答えます。CMMSなしなら、まずすべてのオンデマンド工事依頼を集めるところから。紙やスプレッドシートなら、どれだけ整理されていたかに依存。きれいに積まれた書類山や、適切に命名・保存されたフォルダならまだしも。そうでなければ、紙切れや個別ファイルを探すだけで大変。最悪は、メール添付ファイルとしてのみ存在するファイルをメールアカウントから探す羽目に。

なんとか全件見つけたとします。次は一つずつ確認し、生成からクローズまでの時間を計算。スプレッドシートなら多少楽ですが、いずれにせよ相当なクリックとタイピングが必要。最後は印刷しようとして、列の並べ替えとリサイズを何百万回も繰り返して一ページに収めようとします。

CMMSソフトウェアなら全く異なります。レポートはカスタマイズ可能で自動生成。数字を探し回る必要なし。すべてソフトウェアにあり、正確かつ最新が保証されています。CMMSがすべての計算を行い、きれいにフォーマットして出力してくれます。

次のステップ

高齢者ケア施設にとってコンプライアンス遵守は困難。ルールが多く、時間とともに変化する上、失敗は深刻。ベストケースでも罰金。ワーストケースでは、最も弱い立場の人々の生活の質低下、怪我、あるいはそれ以上。これは恐ろしいことです。

優れたフル機能・データ駆動型の病院施設メンテナンス管理ソフトウェアがあれば、コンプライアンス遵守が格段に容易になります。持っていない、または持っているが約束された成果が出ていないなら、今こそプロバイダーと話し始める時。データの扱い方を必ず確認してください。医療と同様、優れたCMMSプロバイダーは他人の情報を細心の注意で扱います。データはあなたのものであり、常にあなたのもの。プロバイダーはただ大切に預かるだけです。