2020年ベストHippo CMMSブログ記事：専門家の洞察と資産管理のヒント

2020年、「未曾有」という言葉は全く新しい意味を帯びました。多くの面で、COVID-19パンデミックはすべてのルールを書き換えました。しかし同時に、メンテナンス管理の基礎はほとんど変わりませんでした。成功する資産管理は依然として、適切なデータを適切な人々に可能な限りスムーズに届けることにあります。CMMSソフトウェアは依然として、メンテナンスプログラムを掌握する最良の方法です。

多くの業界で厳しい年でした。例えば、カナダ製造業者・輸出業者協会の最近の調査によると、「回答者の65%が国内外の需要減少により、パンデミック中に生産レベルの低下を経験した」とのことです。

2020年のトップHippoブログ記事から何を学び、2021年のあらゆる事態に備えられるか見てみましょう。

まず、メンテナンス管理の習得について、今も変わらない真実から始めます。

オンデマンドワークオーダーを効率化する：最初のステップから

ワークオーダー管理は、特に最初に何をするかという点で、正しい手順を正しい順序で踏むことです。

2020年2月の『Get Your Workflows Flowing with Maintenance Management Software』では、オンデマンドメンテナンス作業に関連するデータを取得するためのオープンリクエストポータルの重要性を考察しました。

オープンポータルの主要なメリットの一つは必須フィールドです。メンテナンスリクエストを送信する際、部門が求める情報が何であるかが見えるため、それらを含めるよう促されます。

「メンテナンスリクエストが不完全または不明確だと、メンテナンス部門は何をすべきかを理解するために時間を浪費します。技術者が現場に着くまで何に対処すべきかわからなければ、適切な部品と資材を完全に準備して臨むことは不可能です。レンチを回す時間が削られます。」

オープンリクエストポータルがあれば、誰もが正しい足がかりからスタートできます。

適切な質問で予防保全ワークフローを効率化

9月には『A Complete, Simple Guide to World-Class Work Orders』で、予防保全管理の「如何」と「なぜ」を深掘りしました。

効率的なプログラムの構築は、メンテナンス部門の内外で適切な質問をすることから始まることが多いです。

「現在のワークオーダーソフトウェアは予防保全を可能にしていますか？ 以下の質問を自問してください：

• 過去の資産データを見て、メンテナンス作業と頻度を決定する効率的な方法があるか？
• 何をいつやるかわかっていても、PMの生成と割り当ては容易か？ このプロセスのどの程度が手動で、どの程度が自動か？
• プログラム稼働後、成功かどうかをどう知るか？ 生成されたPMと見逃されたPMの数から完了率を計算する簡単な方法があるか？

ワークオーダーに関してはメンテナンス部門だけでなく他部門も影響を受けるため、他部門と対話し、具体的な目標を知り、現在のワークオーダープロセスが彼らの邪魔になっていないか確認する必要があります。目標は不満を集めることではなく、質問を目標と障壁に焦点を当てることです。プロセスが彼らにどう感じさせるか、どの部分が好きか嫌いかを尋ねるのは避けましょう。代わりに、彼らの部門が何を達成したいか、ワークオーダープロセスがそれをどう容易または困難にしているかを尋ねます。」

これらの回答を得たら、プロセスの修正を始められます。データを扱うシステムのセットが必要で、大まかに3つのタスクタイプに分けられます：

• 取得（キャプチャ）
• 分配（ディストリビュート）
• 活用（レバレッジ）

ここでも、適切な質問を自問することから始まります。

「基本的に、予防保全プログラムが良いデータを収集するのがどの程度得意か、そのデータを必要とする人々にどの程度うまく提供できるか、そして最終的に、そのデータで何をさせてくれるか？ 今データを手に入れたとして、何通りの方法で価値を絞り出せるか？」

これら多くの質問に対する正解は、「適切なCMMSソリューションがあれば、もっとうまくできる」です。

効率的な予防保全プログラムのためのステップ

悪いニュースは、予防保全プログラムの構築には簡単な質問リストをこなすだけでは不十分だということ。良いニュースは、明確なプロセスがあり、8月の『6 Items Your Preventive Maintenance Checklist Should Include』でカバーしたことです。

興味深いことに、最初のステップは資産、設備、データとは無関係です。

それは「人」についてです。

「予防保全チェックリストを作成する際に最も重要なことの一つは、適切な人々をメンテナンスチームに配置することです。コンピュータは知識ある人々が運用しなければ有用な情報を生み出せないのと同様に、適切な人々が監督し実行しなければ、予防保全プログラムは効果を発揮しません。

CMMSによる予防保全プログラムを運用する際、トップマネジメント、メンテナンスマネージャー、メンテナンス技術者、システムの仕組みを理解するその他のスタッフから人材を選抜することが不可欠です。」

CMMSソフトウェアで部族知識（暗黙知）を守る

CMMSソフトウェアのメリットはブログのお気に入りトピックなので、『How CMMS Software Protects Value and Cuts Costs』を公開したのは驚きではありません。

しかし驚くかもしれないのは、「部族知識（Tribal Knowledge）」というCMMSメリットと、知識移転のプロセスです。

「多くの部門にとって、最も貴重な資産は、自分たちが維持する資産についての苦労して得た知識です。その機器や設備を誰よりもよく知っているのは、それを動かし続けてきた技術者たちです。音を聞くだけで、または手を当てて振動を感じるだけで問題を診断できるとき、それは感心させられます。そして非常に危険です。

なぜなら、その技術者がいなくなれば、そのノウハウもすべて失われるからです。これは新しい問題ではなく、素晴らしいアーバンレジェンド（都市伝説）さえあります。あるメンテナンス技術者が長年の勤務を経て定年退職しました。最初の月、絶望した元上司から呼び戻されます。機械の一台がダウンし、若手技術者たちでは復旧できません。退職した技術者がやって来て、機械の周りを数周歩き、チョークで一点に印をつけます。『ここを交換すればいい』と説明し、元上司に請求書を渡します。チョークの印？ 1セント。どこに印をつけるかを知っていること？ 1万ドル。」

CMMSソフトウェアは、ワークオーダーに大量の情報を含めやすくすることで、すべての技術者の経験とノウハウを守ります。ワークオーダーは紙切れに書き殴られたり、スプレッドシートに押し込められたりしません。CMMSの中にあり、技術者が作業を適切に行い、効率的に完了するために必要なすべてを簡単に追加できます。」

このアイデアを大変気に入ったHippoは、知識移転の価値とそれを実現するためのクイックステップを説明するインフォグラフィックを作成しました。

CAFMをCMMSが必要なときに導入しない

私たちの最も人気のあるブログ記事のいくつかは、メンテナンスと施設管理の一般的な用語、理論、実践の解説です。これは全く驚くべきことではありません。メンテナンス管理ソフトウェアを探している人々は、業界についてできるだけ多く学びたいと考えます。

『What are the Key Differences Between CAFM and CMMS Solutions?』では、CAFMの主要なユースケースをいくつか取り上げました。

「用語がいくつかの異なるタイプの施設管理ソフトウェアの傘のような存在になっているため、『CAFMの機能で「ない」ものは何か？』と問うのもほぼ同様に簡単です。リストを2つの「本当に重要な」ものに絞りましょう。」

CAFMとスペースプランニング

机、資産、設備を含むオフィススペースの詳細なフロアプランから始まります。施設管理者は、スペースが効率的に使われ、従業員が適切に配置されていることを確認できます。例えば、エンジニアリング部門に新入社員が入った場合、施設管理者は新しい机のスペースがあるか確認できます。また、倉庫からオフィスへ机を移動するのをソフトウェアで支援できます。既存従業員については、会議室やブレークアウトルームなどのフレキシブルスペースの管理と追跡をカバーします。ソフトウェアは、誰が何を使い、何が効果的に活用され、何が無駄になっているかについての貴重なデータを収集します。

CAFMと物理的距離確保

施設管理者は現在、COVID-19の拡散防止に関連する課題に直面しており、その一つが職場での従業員間のソーシャルディスタンス確保です。ソフトウェアがオフィスレイアウトと着席位置のデータを持っているため、施設管理者はそれを用いてデスクを即座に再割り当てし、安全な距離を確保できます。来訪者管理でアクセスを制御し、出勤時間をずらすこともできます。ウェルネスチェックの作成・管理や、接触追跡のためのデータ収集も可能です。

記事は、私たちの最も一般的かつ最良のアドバイスで締めくくられます：適切なソリューションの選択は、解決したい問題を見ることから始まります。何を達成したいかわかれば、適切なツールを「かなり簡単に」選べます。極めて基本的なレベルでは、適切なドライバーを選ぶのと同じです。ステップ1はネジの頭を見ることです。

メンテナンス管理で変わらなかったことが多々ある一方で、大きな変化もたくさんありました。COVID-19パンデミックはメンテナンスと施設管理者に多くの新たな課題を生み出しました。Hippoブログでは、適切なCMMSソリューションがコロナウイルスとの闘いにどう役立つか、いくつかの異なる方法を取り上げました。

CMMSソフトウェアでアジャイルなプロセスを標準化

4月には『Passing COVID-19 Tests: Educational Facilities and CMMS School Software』を公開し、教育施設がCMMSを使ってCOVID-19と闘う方法をいくつか紹介しました。

重要なアイデアの一つは、CMMSソフトウェアを使って予防保全プログラムを調整することです。

「一般的に予防保全は以下をもたらします：

• アップタイムの増加
• 資産寿命の延長
• 在庫管理の容易化
• 効率の改善
• 安全性の向上

これらはすべて重要ですが、COVID-19の下ではクリティカルになりました。

一部のPMを強化する

あらゆる業界の組織があらゆるコストを削減せざるを得なくなっています。つまりメンテナンス部門は、より少ない技術者数とより厳しいコスト管理で、より多くのことをやり遂げるよう求められています。今、重要な資産で非計画ダウンタイムが発生するのは最悪の事態です。ボイラーが止まるのは今ではありません。必要なものがすべてオンラインで稼働し続けるよう、重要資産の予防保全の頻度と量を増やします。

一部のPMを一時停止する

同時に、完全に停止することを検討すべきPMもあります。例えば小学校なら、屋外遊具の定期点検は不要です。ほとんどの地域で使用禁止だからです。大規模な大学キャンパスなら、カフェテリアの厨房設備の一部について、スケジュールされたメンテナンスを一時停止できます。遊休資産の大半は、同じレベルの注意を必要としません。

PMを一時停止することはレポート作成にも役立ちます。月末に、最初からやるべきではなかった見逃しPMの山をかき分ける必要がなくなります。今は一時停止し、部門の時間を現在の状況に合った使い方に振り向けるのが合理的です。こう考えるとわかりやすいでしょう：夏の間、毎週日曜夜に芝生に水をやるスケジュールでも、日曜午後に雷雨があったならスケジュールに従う意味はありません。」

ここでは、優れたCMMSがいかに一貫性を創出しつつ、組織のアジャイル性を支援するかがわかります。

CMMSソフトウェアで安全な距離を保ちながら連携

5月には『Maintain Social Distancing with CMMS Software』を公開し、CMMSがソーシャルディスタンスを可能にするあらゆる方法を考察しました。

COVID-19以前、あらゆるモバイルデバイスからアクセス可能なCMMSデータベースのメリットを説明するブログ記事が多数ありました。技術者がどこからでも、いつでもワークオーダー、PM、詳細な資産・設備のメンテナンス・修理履歴に即座にアクセスできれば、レンチを回す時間が増えます。次の作業指示を取りに事務所に戻ったり、難しい修理のためにマニュアルを取りに戻ったりする必要がなくなります。

しかしCOVIDの下では、独立して作業できる能力が新たな重要性を帯びます。安全のため、技術者は濃厚接触を避けるべきです。CMMSソフトウェアがこれを容易にします。例えば：

「施設の規模、作業の複雑さ、技術者の熟練度に応じて、多くの管理者がワークオーダーをクローズする前に目視検査を行います。CMMSソフトウェアなら、これらの検査を安全な距離から実施できます。

技術者が作業を終えたら、インターネット接続されたモバイルデバイスを使って作業の写真を撮り、管理者がレビューします。作業が完全に完了したと判断すれば、管理者自身がワークオーダー管理ソフトウェアでワークオーダーをクローズできます。」

さらに：

「施設の規模とレイアウトによっては、技術者同士がぶつからないようワークオーダーを「移動させる」のが良い場合があります。例えばホテルのメンテナンス部門なら、隣室で2人の技術者が同時に作業しても問題ないでしょう。しかし製造工場では、隣り合った資産で2人の技術者が同時に作業するのは避けたいところです。

おそらく最も簡単な方法は、近接する資産のPMをずらすことです。CMMSソフトウェアのカレンダービューを使えば、PMをドラッグ＆ドロップで移動できます。多くの場合、特にフローティングPMでは、1日早めても遅らせても実質的な違いはありません。メーター式PMとオンデマンドワークオーダーでは余地は少ないですが、それらのワークオーダーを移動させることも往々にして可能です。」

次のステップ

同じブログ記事から：

「CMMSソリューションの発見と導入プロセスは変わっていません。

オンラインで調査し、ソフトウェア全般と各プロバイダーについて読みます。それから連絡を取り、簡単なミーティングとライブデモをセットアップします。これがソフトウェアの動作と、あなたにどう機能するかを感じ取る唯一の方法です。常に、直面している問題と、それらがソフトウェアの特定機能とどう繋がるかという観点で考えます。このステップは極めて重要です。なぜなら、あなたが望まないのは、不要で使わない機能でぎっしり詰まったCMMSです。それはメニューの全料理を注文し、少し食べて残りを捨てるようなものです。」

しかし、CMMS導入について変わったことがあります。それは「緊急性」です。今こそ、施設・メンテナンス管理者はCOVID-19の圧力に耐えられる手順とワークフローを必要としています。CMMSソリューションが必要です。」