2021年のトップCMMS決意：メンテナンス管理を変革する

新年の抱負に関しては、数字があなたに不利です。75%以上の人が1月末までに諦めます。長期的に継続できるのは8%未満です。失敗の大きな理由は、抱負を多く持ちすぎることです。しかし2021年は、たった一つのことに集中することで、ついにメンテナンスをコントロールできます。

それはメンテナンス管理に限定されません。ライフサイクル資産管理、プロアクティブな予防保全管理、包括的な施設管理、さらには在庫管理にも及びます。

最終的にこれらすべての目標達成は、データの質にかかっています。つまり、2021年の最高の新年の抱負は「データに焦点を当てる」ことです。

そして、良質なメンテナンスデータを取得し、安全に保ち、アクセス可能にし、さらには活用する（データをあなたのために働かせる）最も簡単な方法は、適切なCMMSソフトウェアを導入することです。

CMMSソフトウェアでメンテナンスデータを取得する

質の高いデータを取得するには、能動的かつ受動的の両方が効果的です。必要なデータを取りに行くプログラムが必要ですが、労せずデータを集める仕組みも必要です。これは釣りに似ています。時には槍を持って魚を追うのがベスト。他時には餌を付けて待つのが賢明です。

CMMSソフトウェアでSOPを確立・標準化する

現在、あなたの部門には大量の貴重なデータが、あまり安全でない場所にあります。ベテラン技術者の頭の中を歩き回っています。

その知識の価値を過小評価してはいけません。蓄積された苦労して得たノウハウは部門にとって巨大な利益です。問題の診断とトラブルシューティングの解決は、往々にして経験に依存します。医者に行ったとき、「あ、これなら何度も見たことあるよ」と言われるほど安心することはありません。

そのノウハウをいかに簡単に失うかも過小評価できません。ベテラン技術者が数人異動や退職するだけで、すべての知識が彼らと共に歩いて出て行ってしまいます。ビジネススクールは「キーマンリスク」——成功が数人の従業員に過度に依存し、彼らがいつ会社を去るかわからないリスク——を管理者に警告します。しかし現実にはさらに深刻です。ベテラン技術者が永遠に会社に留まっても、彼らのノウハウを部門全体に確実に、一貫して、容易に共有することはできません。

だから、効果的な「知識移転」プログラムでそのすべてのノウハウを積極的に守る必要があります。それは聞くほど難しくありません。実質的に5つのステップだけです。すべてがCMMSに入れば、その知識をステップバイステップの手順とチェックリストを詰め込んだワークオーダーテンプレートの形で部門全体に提供できます。ベテラン技術者が部門を去った後でも、誰もが即座にアクセスできます。

追加メリットとして、メンテナンスと修理作業も標準化され、同じ作業が毎回同じように行われます。これによりSOPの更新と微調整がずっと容易になります。技術者が全員同じやり方で作業すれば、変更を加えて結果を正確に追跡できます。各技術者がそれぞれのやり方で作業していれば、何が機能し、何が機能しないかを知るのはずっと困難です。レシピを改良しようとしても、毎回シェフが違う材料を加えていたらどうでしょう？

メンテナンスモバイルアプリでデータ取得をワークフローの一部にする

正式な知識移転プログラムの外でも、データ取得を容易にすべきです。技術者が資産で作業中に何か気づいたり、何かを理解したりしたら、それは将来のワークオーダーに含めるべきメンテナンス部門の知見です。

モバイルメンテナンスアプリに組み込まれたタスクとワークオーダーコメント機能を使えば、彼らはメンテナンス部門と迅速にコミュニケーションでき、何をしていてなぜそうするかを説明できます。プロセスは、モバイルデバイスを取り出してちょっとしたメモをタップするのと同じくらい簡単です。彼らの回避策や洞察がシステムに追加されれば、部門全体が最終的に恩恵を受けます。

CMMSソフトウェアでメンテナンスデータを活用する

良質なデータが揃えば、それを使って生活を楽にできます。適切なデータはあなたのために働き、つまりあなたはより少ない仕事で済みます。

CMMSソフトウェアのワークオーダーにデータを含めて作業を合理化

ワークオーダーテンプレートを使ってステップバイステップの手順とチェックリストをワークオーダーに追加する方法はすでに説明しました。しかし、それらはほんの始まりに過ぎません。適切なワークオーダーソフトウェアがあれば、技術者が効率的に完了するために必要なすべての情報を素早く追加できます：

• インタラクティブなサイトマップとフロアプラン
• 関連部品と資材
• デジタル回路図、画像、O&Mマニュアル、保証書
• 資産のメンテナンス・修理履歴

これらがどう技術者の労力を減らし、成果を増やすか見てみましょう。

まず、マップとフロアプランにより、どこに行くかを考える時間を無駄にしません。ワークオーダーが割り当てられたら、必要な場所に直行できます。初日でもです。必要な部品と資材が何かわかっているため、空手で現場に到着することもありません。現場に着いてから倉庫に走り戻る必要もありません。詳細な手順とチェックリストがあるので、部品をどう使うかもわかります。資産が予期せず故障したとき、マニュアルと詳細なメンテナンス・修理履歴にアクセスしてトラブルシューティングできます。

CMMSソフトウェアで予防保全プログラムを構築する

良質なデータはオンデマンドワークオーダーに役立ちますが、真価を発揮するのは予防保全です。多くのメンテナンスリーダーにとって、これは毎年の新年の抱負です：ついに予防保全プログラムを立ち上げる。良質なデータと適切な予防保全ソフトウェアがあれば、2021年はそれを実現する年になります。

プログラムを設定する際、大まかなストロークでは、資産を見てそれぞれに最適なメンテナンス戦略を決定するところから始めます。一部は「故障まで運用（ランツーフェイル）」です。電球が古典的な例です。しかし多くは予防保全です。どの資産をPMスケジュールに含めるか決めたら、作業内容とタイムラインを決定します。何をどのくらいの頻度でやるかを知る必要があります。

作業内容は、「見ること」と「やること」に細分化します。コンベアベルトなら、ベルトの摩耗を点検し、潤滑油を追加します。タイムラインは「カレンダーベース」と「メーターベース」に細分化します。一部のPMは時間に基づき、一部は使用量に基づきます。例えば、車なら季節に基づいてスタッドレスタイヤに交換しますが、オイル交換は走行距離に基づきます。

多くの資産について、これだけ多くの決定を下す必要があります。特に新しい資産の場合、メーカーの推奨に従えることもあります。しかし古い資産では、自分のデータを活用するのが合理的です。

フォークリフトのPMをどのくらいの頻度で実施すべきか？ 過去1年にどのくらいの頻度で故障したかをチェックし、より短い間隔でPMをスケジュールします。3ヶ月ごとに故障する傾向なら、2.5ヶ月ごとにPMを設定できます。データはどの作業を含めるべきかも教えてくれます。フォークリフトは漏れやすい？ シールの点検と油量補充のPMを作成します。

すべてがCMMSに設定されれば、ソフトウェアがすべての記憶を肩代わりします。PMの期限が来れば、自動的に予防保全ワークオーダーを生成します。設定次第で、自動的に割り当てることもできます。

その予防保全プログラムをさらに良くする

データの量と質が蓄積するにつれ、予防保全プログラムに戻って微調整を繰り返せます。6ヶ月後には、そのフォークリフトをもう少し頻度低く見るのが合理的かもしれません。または、別の検査と作業のセットに切り替えるかもしれません。微調整を可能にする大きな要因は、メンテナンスと修理の全体的な一貫性です。全員が同じ仕事を同じやり方で行うため、どの作業とタイムラインが機能し、何を改善すべきかを確実に追跡できます。

適切なCMMSには、予防保全プログラム用の組み込み自動生成レポートがあり、PM定期完了率などのKPIを追跡できます。データは、予防保全に投入しているリソースの調整が必要かどうかを教えてくれます。ボトルネックがどこにあるか、誰がさらなるトレーニングを必要としているか、誰がより多くの監督を必要としているかがわかります。

次のステップ

またその時期が来ました。人々は新年に向けて自分に約束をします。2020年にうんざりしているなら、2021年を「データの年」にしましょう。そしてそれを実現する最も簡単な方法は、適切なCMMSです。

あなたの次のステップは、プロバイダーに連絡を取り始めることです。彼らがあなたの2021年の目標を把握すれば、オプションを説明し、この新年の抱負を継続させる方法を示してくれます。