効果的なメンテナンスチーム管理で技術者のモチベーションを高める

メンテナンスリーダーとして、資産信頼性を高めダウンタイムを防ぐには、適切なツールと手法の組み合わせが必要だとご存知でしょう。

技術者の満足とモチベーション維持も同じように「アメとムチ」のバランスでできると思いがちですが、メンテナンスチーム管理はそれ以上に奥深いものです。

「メンテナンスチーム管理の目標は何か？」と問うのも良いですが、もっと根源的な問いから始めましょう──「メンテナンスチーム管理とは何か？」

メンテナンスチーム管理とは

メンテナンスチーム管理とは、集中力の高いチームが、最小限の時間・コスト・労力で最高の成果を継続的に出せるよう、仕組み化されたプロセスとポリシーの総体です。

メンテナンスチームをどうリードするか

チーム管理のあらゆる側面に関わります。具体的には、以下をどう行うかです。

• 役割と責任の定義
• タスクのスケジューリングと割り当て
• 作業品質の追跡
• 専門的成長の支援
• 明確で実行可能なフィードバックの提供
• 良い行動の報奨と悪い行動の抑制
• 自らの行動で模範を示す

管理すべきことは山ほどありますが、「モチベーション」に焦点を当てるだけで大きな前進が可能です。なぜか？

チームのモチベーションが低いと、本人にとってメリットのあることでさえ、実行させるのが苦労するからです。

メンテナンスチームのモチベーションをどう高めるか

古典的な動機付けのメタファーは「ニンジンとムチ」です。ニンジン＝報酬、ムチ＝罰。この組み合わせでチームは動くとされてきました。

説得力のあるイメージですが、近年の研究では「実際の動機付けはそうではない」と示されています。仕事において、多くの人は「金銭」よりも「自律性」「成長機会」「目的意識（パーパス）」を重視します。

メンテナンスチームの責任者として、これら3つを提供する職場環境を作れます。

PMによる自律性の実現

これは挑戦的です。メンテナンス部門は、ある意味で技術者の行動を「マイクロマネジメント」すべき側面があるからです。メンテナンススケジュールが機能するには、技術者が割り当てられた作業を、正しい順序で実行する必要があります。技術者が毎日出社して「今日何やるか」を自分で決めるのは避けたい事態です。

「どうやるか」を自分で決めさせるのも避けたいところです。標準作業手順（SOP）のメリットは、誰がやっても同じ手順・同じ品質で完了できる点にあります。前回と同じように、そして他の誰がやったときと同じように。

一貫性が品質を生みます。特定作業のSOPが未熟でも、皆がそれに従うことが重要です。そうでなければ結果にバラつきが出て、SOP改善のための逆算が困難になります。

しかし、「なぜ自律性を求めるか」＝「コントロール感が得られるから」と一歩引いて考えれば、解決策が見えます。技術者が「自分の仕事をコントロールできている」と感じられる仕組みを作れば、仕事への満足度は高まります。

メンテナンスにおいて、優れた予防保全プログラムは「何の作業を、いつやるか」を技術者自身がコントロールしている感覚を与えます。突発修理ベースのリアクティブな体制から、予防保全ベースのプロアクティブな体制へ転換すれば、技術者は自身の時間をコントロールできていると感じられます。

SOPによる成長機会の提供

定常業務すべてに明確なSOPを整備することには、もう一つ大きなメリットがあります。技術者の新スキル習得が容易になるのです。

ベテラン技術者を捕まえて教わる必要はありません。どの技術者も、関連部材、安全上の危険、チェックリスト、点検・作業のステップバイステップ手順を即座に参照できます。

自己啓発の機会が増えれば、仕事への満足度とモチベーションは高まります。

SOP作成のために情報を収集・構造化するプロセス自体も、技術者に「自分の仕事をコントロールしている」感覚を与える良い機会です。トップダウンで押し付けるのではなく、協働で進め、技術者の知見を取り込みます。結果として、部門の「暗黙知」を形式知化できるだけでなく、技術者に「自分たちの働き方を自分たちで決めている」という主体性を持たせられます。

KPIによる目的意識の醸成

部門を正しい方向へ導くには、まず「その方向」を明確に伝えることから始めます。追跡しているメンテナンス指標とKPIを技術者が理解すれば、「成功の定義」が彼らにも共有されます。

それだけでなく、チームとして、個人としての「目的意識（パーパス）」も芽生えます。

ただしKPI選定は慎重に。数は絞り、すべて「技術者がコントロールできる要素」と直結するものでなければなりません。仕事のモチベーションと「コントロール感」は直結しています。「防ぎようのないことで責められる」と感じれば、モチベーションは失われます。

メンテナンス部門をどう改善するか

出発点はデータです。モダンなコンピュータ化メンテナンス管理システム（CMMS）なら、データの取得・共有・活用が容易になります。鍵は「全データが一元化された中央データベース」の存在です。バラバラの紙書類や、メール添付のスプレッドシートファイルの山とは無縁になります。部門の誰もが、どこからでも同じデータにアクセスできるため、「誰かが情報から漏れている」心配がありません。

データが「正確で、最新で、簡単にアクセス可能」になれば、技術者に「自律性」「成長機会」「目的意識」を提供できます。

予防保全スケジュール

従来の紙やスプレッドシート管理では、予防保全プログラムの構築と運用はフラストレーションの塊です。データが分散しているため、作業が簡単に漏れます。

モダンなCMMSソリューションなら、PMを一目で把握できるカレンダー上で管理できます。時間ベース・使用量ベースで自動生成されるため、重要な点検・作業の見落としを防げます。

データ豊富な作業指示テンプレート

PM作業指示を事前に計画するのは良いことですが、システムを機能させるには、各作業指示に重要なデータを詰め込める必要があります。優れたCMMSなら、以下を含められます。

• 資産のメンテナンス・修理履歴
• カスタマイズ可能なチェックリスト
• ステップバイステップ手順書
• 関連部材・材料
• デジタルO&Mマニュアル、画像、回路図

テンプレートにまとめておけば、新規作業指示へのデータ投入は数クリックで完了します。

自動生成メンテナンスレポート

データは多面的に価値を持ちます。日々のオペレーションを支えるだけでなく、部門全体の「全体像」としての実行可能なインサイトへ昇華できます。メンテナンス指標とKPIとしてチームに共有すれば、彼らが「どこを改善できるか」を理解する助けになります。

次のステップ

Hippoは、モチベーションに関するご質問への回答から、ライブソフトウェアデモの予約まで、あなたに最適なソリューションを見つけるお手伝いをします。

まとめ

メンテナンスマネージャーは資産を稼働させるノウハウには長けていても、チームのモチベーション維持については盲点がありがちです。第一歩は、「アメとムチ」が通用しないと認めること。研究によれば、多くの人が仕事に求めるのは「自分のやり方で目標を達成する自律性」「学び成長する機会」「目的意識」の3つです。モダンなメンテナンス管理ソフトウェアは、これらを実現するポリシーとワークフローの導入を支援します。予防保全プログラムにより、技術者は自身の仕事をコントロールしている感覚を得られます。リアクティブからプロアクティブへ。SOPを中央集約し容易にアクセス可能にすれば、技術者は新しい作業を学び、挑戦できます。ソフトウェアで指標とKPIを追跡・共有すれば、技術者は現在のパフォーマンスと追うべき明確な目標を把握できます。