CMMS がスプレッドシートより優れている 10 の理由

スプレッドシートは、施設管理者や保守管理者が、監督する資産や運用を追跡するためによく使用されます。一見すると、スプレッドシートは妥当なソリューションのように見えます。

• ほとんどの企業は、コンピュータ ベースのスプレッドシート アプリケーションを備えています。
• これらは予想される費用であり、予算を立てる必要はありません。
• ほとんどの従業員は使い慣れているため、トレーニングをほとんどまたはまったく必要としない使いやすいソリューションです。
• スプレッドシートには非常に強力なレポート機能があり、上層部の印象に残るグラフを作成できます。
• ファシリティ マネージャーとメンテナンス マネージャーは、資産と主要な機器、在庫、ユーティリティ、場所、サプライヤー、ベンダー、従業員、テナント、顧客のデータシートを編集することができます

これらすべての利点があるにもかかわらず、管理者がコンピュータ化された保守管理システムのようなシステムを検討する理由 (CMMS)、コンピューター支援施設管理システム (CAFM)、または施設管理ソフトウェア (FMS) ですか?結局のところ、これらのソフトウェア システムは (MS Excel に比べて) はるかに高価であり、なじみがなく、実装とスタッフのトレーニングに多くの時間と労力を必要とします。

はい、スプレッドシートの利点は非常に大きいように見えますが、CMMS の利点をすぐに無視してはならず、実際には、それらを業務の一部として取り入れることを検討する必要があります。以下は、マネージャーがスプレッドシートよりも CMMS ソフトウェアを使用すべき 10 の理由です。

1.テナントと顧客に対するカスタマー サービスの向上

テナントやその他の顧客にサービスを提供する企業は、施設管理ソフトウェアとコンピューター化された保守管理システム (CMMS) を使用して、提供するサービスを改善できます。これらのシステムにより、テナント、スタッフ、およびその他の顧客は、サービス要求をリアルタイムで送信し、要求をサービス プロバイダーに自動的にルーティングできます。顧客は、ステータスの更新を電子メールで受け取ることができ、進捗状況を簡単に確認できます。スプレッドシートではこれを提供できません。マネージャが顧客にリクエストのステータスを知らせておきたい場合は、手動で行う必要があります。リクエスターを手動で更新すると、多くの時間がかかり、信頼性が低く、エラーが発生しやすくなります。最終的に、顧客とテナントは、サービス要求を常に最新の状態に保つメンテナンスまたは施設管理システムを使用する会社に、より満足するでしょう.

2.重要なドキュメントに簡単にアクセス

ファシリティ管理は、重要なドキュメントの集中ハブとして機能します。施設や保守部門で働く人々は、多くの場合、フロア プラン、操作マニュアル、保証書、画像、ベンダーとサプライヤーの契約、リース契約、請求書、発注書などの重要なドキュメントにアクセスする必要があります。これらのドキュメントはすべて、データベース内に簡単に保存およびアクセスできます。ソフトウェアがない場合、操作マニュアルや機械図面を探すのに何時間も、場合によっては何日も費やすことになります。スプレッドシートは、重要なドキュメントの管理とアクセスに関しては、施設管理や CMMS ソフトウェアと比べて劣っています。

3.自動化されたメール アラートとリマインダー

CMMS と FMS がスプレッドシートより優れている最大の利点の 1 つは、さまざまな関係者に自動通知とアラートを送信できることです。このソフトウェアは、重要なイベントが予定されているときに電子メールやテキスト メッセージを送信するように構成できます。サービス リクエストが作成されたとき、在庫品目が重大なしきい値に達したとき、予防保守を実行する必要があるとき、検査が期限切れになったとき、保証が期限切れに近づいたとき、または故障が発生したときに、通知が送信されます。

さらに、特定の時間内に作業への応答がなかった場合、アラートが自動的に送信されます。たとえば、技術者がエレベータが稼働していないことを通知されたが、1 時間以内に通知に応答しなかった場合、施設管理者に通知され、迅速に対応できるようになります。スプレッドシートを使用すると、マネージャーは反応的になり、手遅れになると行動することがよくあります。一方、メンテナンス ソフトウェアを使用すると、管理者と技術者は積極的に対応し、故障を回避し、より迅速に対応できます。

4.予防保守の改善

ビル メンテナンス ソフトウェアには、設定されたスケジュールに従って作業指示書を自動的にトリガーする予防およびスケジュール メンテナンス機能があります。一部のシステムは、読み取り値が重大なしきい値に達したときにタスクをトリガーすることさえあります (メーターベースの PM)。通知は、スケジュールされたイベントの前やメンテナンスの時期に送信できます。作業が完了していない場合は、アラートがスーパーバイザーに送信されます。ソフトウェアなし、予防保守 無人になりやすく、ダウンタイムが頻繁になり、修理コストが高くなります。スプレッドシートは、予防保守と検査がいつ行われる予定かを文書化することまではできますが、それ以上のことはしません。予防保守が組織の優先事項である場合は、スプレッドシートに頼らないことをお勧めします。

5.強化されたレポート機能

スプレッドシートを使用する能力があれば、すばらしいレポートを作成できることは誰もが知っています。円グラフ、棒グラフ、散布図が提示されると、上層部は感銘を受けます。自分のことをよく知っていて、プレゼンテーションに力を入れていることを示します。

ファシリティおよびメンテナンス管理ソフトウェアは、同等のレポート機能などを提供します。強力なレポート作成ツールとは別に、ソフトウェア パッケージには定型レポートが組み込まれています。これらは管理者が必要とするレポートです。期限切れの作業指示書、今後の予防保守と検査、毎月の保守費用、人件費と稼働率、機器のライフ サイクル分析、在庫レベルなどがあります。これらのレポートをスプレッドシートで正しく作成するのにかかる時間を想像してみてください。

レポートをスケジュールして、必要に応じて自動的に電子メールで送信することもできます。スプレッドシートが好きなマネージャーは、スプレッドシート機能を使用して CMMS レポートを抽出および変更できます。多くの保守システムにはカスタマイズ可能なダッシュボードもあり、ユーザーは主要業績評価指標 (KPI) に関するリアルタイム データを表示できます。

6.アクセシビリティ

過去 10 年間、ブラウザ経由でアクセスできる Web ベースのソフトウェアへの移行が見られました。これにより、ユーザーは基本的に、インターネットに接続されている限り、いつでもどこでもアクセスできます。最近では、ワイヤレス インターネットの普及により、ソフトウェア ユーザーはスマートフォンやタブレットからデータベースにアクセスできるようになりました。ユーザーをデスクトップ コンピューターに制限することなく、同じ電子メール通知とアラートをリモートで受信できるようになりました。これにより、応答時間が短縮され、紙が減り、コミュニケーションが改善されます。 CMMS ソフトウェアとスプレッドシートに関して言えば、このレベルのアクセシビリティはスプレッドシートでは達成できません。

7. LEED認定

施設管理ソフトウェアとコンピューター化された保守管理システム (CMMS) の導入は、建物のエネルギー消費を削減する効果的な方法として認識されています。 CAFM を使用すると、管理者は、パフォーマンスが低下しているシステムについて簡単に報告し、機器のアップグレードやメンテナンスが必要な時期をタイムリーに決定できます。メンテナンス ソフトウェアには、故障した機器を特定し、管理者が傾向を確認できるレポート ツールが装備されています。このソフトウェアが予防保全プログラムに付加する価値は、より環境に優しい建物運営への一歩と見なされています。これが、メンテナンス ソフトウェア システムを導入することで、施設が LEED 認定に向けて 1 ポイント獲得できる理由です。 .

8.新しいレコードの追加

施設および保守管理ソフトウェアは、スプレッドシートと比較して、イベントの記録に優れています。サービス要求が送信されると、ソフトウェアは要求者の名前、連絡先情報、要求の日時を自動的に記録します。このソフトウェアは、誰がいつ応答したかも記録します。実際、ソフトウェアはすべてのトランザクションを自動的に記録します。複数の人がレコードを追加するスプレッドシートでこれを行うことを想像してみてください。ほぼ不可能です。

9.作業指示管理

CMMS と FMS には、ワーク オーダー ソフトウェアを使用して、ワーク オーダー プロセス全体を合理化する機能があります。これは、スプレッドシートでは不可能なことです。保守ソフトウェアを配置すると、スタッフと顧客は要求を送信できます。要求は承認 (または拒否) され、保守スタッフと外部ベンダーに派遣されます。このソフトウェアは、リクエストの時間、受信日時、および作業指示プロセス全体のすべてのトランザクションを自動的に記録します。写真、請求書、およびその他の重要なドキュメントを参照用に作業指示書に追加できます。メンテナンス マネージャーは、応答時間、完了までの時間、関連するコストに関するデータを簡単に取得できます。前述のように、電子メール通知とアラートが生成され、すべての関係者が作業指示書のステータスを最新の状態に保つことができます。より優れた作業指示管理プロセスは、応答時間の短縮と機器のダウンタイムの削減にもつながります。

10.コストの削減

現在スプレッドシートを使用している場合、物事が見過ごされている可能性があります。予防保全が計画どおりに実施されていません。予防保全や計画外保全とは反比例の関係にあります。予防的および計画的なメンテナンスが増加するにつれて、機器のダウンタイムと修理コストが減少します。ベンダーと技術者のパフォーマンス、労働力の稼働率、および機器のパフォーマンスに関する文書化とレポートの改善により、コストを削減できます。 CMMS と FMS には、企業が在庫レベルを最適化し、在庫を低く抑えながら、必要なときに供給できるようにする在庫管理ツールもあります。これは、もう 1 つのコスト節約になります。強力なメンテナンス ソフトウェア レポート ツールを管理者に提供することで、管理者は会社の経費を節約するより良い決定を下すことができます。

通常、メンテナンス ソフトウェア システムは 1 年以内に ROI を示し、メンテナンス コストの 5 ～ 15% の削減が期待できます。予防的または計画的なメンテナンス システムが導入されておらず、メンテナンスが事後対応型である場合、コスト削減はさらに大きくなります。 ROI の計算には多くの変数が関係しますが、この記事で説明した CMMS の利点を考えると、コンピュータ化された保守管理システム (CMMS) または施設管理ソフトウェアを適切に実装することで、大幅なコスト削減が可能になります。

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ライター注:あなたの懐疑論は理解できます。メンテナンス ソフトウェアが優れている理由を説明する CMMS の会社は、少し不快に感じるかもしれません。ただし、独自の CMMS システムだけでなく、メンテナンス ソフトウェア ソリューション全般に​​もこだわります。私たちの言葉を鵜呑みにする必要はありません。ここをクリックして、多くのクライアントの成功事例の 1 つをお読みください .