企業における自動化成功を導く5つの重要な文化プラクティス

あらゆる新技術と同様に、自動化は組織内に恐れを生むことがあります。ソフトウェア・ロボットが仕事を奪うのか？ 自動化が失業を増やすのか？ 未来はどうなるのか？

研究結果は楽観的です。

世界経済フォーラムによると、自動化により正味6,000万の新しい雇用が創出されます。これらの新しい仕事だけでなく既存の仕事も、反復作業を処理するソフトウェア・ロボットの利用により、人間がより創造的な仕事に取り組めることで恩恵を受けます。

さらに、デロイト・グローバルのロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）に関する報告書では、定型業務の50%が自動化に適しており、数百万の従業員の仕事が容易になることが判明しています。

しかし、事実だけでは恐れを払拭できません。自動化の成功は、従業員に自動化がいかに彼らの生活を楽にし、ソフトウェア・ロボットによって支援される未来を受け入れる力を与えるかを示すことにかかっています。課題は避けられませんが、強固な企業文化と従業員の持続的な信念こそが、長続きさせる鍵です。

本記事では、組織を成功に導く5つの文化的ベスト・プラクティスを探ります。

1. マインドセットを変える

RPAチャンピオンが自動化にワクワクし、経営幹部がそのメリットに期待していても、従業員は恐れで反応するかもしれません。

従業員はロボットに置き換わることや、長期的には将来の働き方で活躍するための適切なスキルを身につけられないことを懸念するかもしれません。しかし、The Economist Intelligence Unitの報告によると、CEOの79%が、自動化は人間を置き換えるときではなく、人間を補完するときに最も効果的だと考えています。

自動化は代替ではなく拡張である

このマインドセットへの転換には、テクノロジー導入と、共感を伴う人間中心のチェンジ・マネジメント・プログラムを組み合わせることが必要です。

変化がもたらすように見える危険性に共感します。ロボットは人間にはできないことができるため、チェンジ・マネジメント・プログラムでは、この破壊的変化がいかに彼らの労働生活を改善するかを示す必要があります。

ロボットと人間の協業による目標達成という代替マインドセットを示します。従業員がこれらの変化に立ち向かい、変革への貢献の機会を楽しめるようエンパワーします。ソフトウェア・ロボットは従業員の生活を楽にするためにありますが、その参加はその事実を認識できるかどうかにかかっています。

RPAによって組織がより柔軟になるにつれ、ロボットが反復的で面倒な作業を完了する間、従業員もより高度な問題に取り組む余裕を得られます。この解放されたキャパシティのメリットは、従業員がロボットと共に達成できる成果に焦点を当てたときに最大化されます。

例えば、北インド最大の病院ネットワークの一つであるMax Healthcareは、大量の患者取引を手作業で処理することに苦労していました。UiPathエンタープライズRPAプラットフォームの導入後、これらのプロセスを効率化しただけでなく、デジタル変革の旅を加速させました。

遅く非効率なプロセスという問題の解決からシフトしたことで、Max Healthcareはロボットが以前には人間には不可能だった解決策を生み出すことを認識しました。データソースの照合が可能になったことで、タスクの完了時期と必要なサポートを予測でき、はるかに精度の高い計画が可能になりました。

人間中心のチェンジ・マネジメント・プロセスは、この変革の具体的なメリットを強調しました。Max Healthcareの従業員は、より多くのことを達成できただけでなく、より先を見据えた計画も立てられるようになりました。

今後の変更について伝える際は、最終目標に立ち返ります。貴組織はツールを導入するのではなく、真のペイン・ポイントを解決しようとしているのです。

2. 経営層を巻き込む

組織のリーダーが自動化にどれだけ関与しているかは、「自動化ファースト」マインドセットの醸成において重要な役割を果たします。

自動化が最初に登場したとき、通常はビジネス側のRPAリーダーが自動化を主導します。彼らは概念実証（PoC）を設計し、必要に応じてさまざまな従業員を巻き込みます。

自動化が成熟し、RPAがパイロットを超えてスケールすると、ビジネス部門とIT部門が所有権を共有します。この移行は、ソフトウェア・ロボットの設計、テスト、配布プロセスを標準化するために必要です。

次の成長段階には、経営幹部（C-suite）のサポートが必要です。前段階では自動化は各部門に閉じ込められています。経営幹部が賛同し、自動化のスケーリングを彼らの成功指標とすれば、部門間の壁を打ち破れます。自動化が部門を横断して流れ始めれば、組織は変革を開始できます。

リーダーシップが自動化とそのメリットをより深く理解すればするほど、その加速を優先するようになります。

貴組織でRPAの種となったPoCを経営幹部に見せます。それが生み出したメリットを説明し、それらがどうスケールできるかを示します。よく作られたデモ動画は、RPAがもたらす改善を鮮明に示し、コスト削減、リスク低減、コンプライアンス確保、組織目標の推進に自動化がどう貢献できるかを訴える最良の方法です。

自動化ファーストのマインドセットがあれば、リーダーは組織全体で自動化の受け入れを促進できます。

リーダーシップはサイロを打ち破る鍵

リーダーが自動化を高い優先度と戦略目標達成の手段と見なせば、その優先順位付けは組織全体に広がります。

3. ITとビジネス・ステークホルダーの間に橋を架ける

The Economist Intelligence Unitによると、CEOの46%が、自動化の旅の最初からITとビジネス部門長の両方を巻き込むことをベスト・プラクティスと考えています。

ITとビジネス部門を分離すると、ソリューションと問題が孤立する

ビジネス部門は、自らのプロセスと解決しようとしている問題について有用な洞察を持っています。彼らの現場視点は代替不可能です。ITは、自動化ソリューションを実現可能にするインフラとガバナンス手順を提供します。

リーダーシップのサポートのもと、ビジネスとITが共に働くことで、定期的に機会を発見し、適切なロボット導入を構築できるようになります。

ビジネスとITのステークホルダーが連携すれば、パイプラインを構築し、サイロを連結し、成功するロボティック・センター・オブ・エクセレンス（CoE）の設計と維持を促進できます。成熟したCoEは、組織変革へのより広範な参加を促し、可能にします。

誰もがある程度はリーダーであり、共有すべき視点を持っています。ロボットが誰にでも利用可能になれば、各従業員は以前なら手に負えなかった問題を解決する武器を手にします。

このオーナーシップ感覚を促進する方法は多数あります。例えば、Tarsus Distributionのように従業員にロボットの命名をさせることです（Betsy、そしてやがてBetsy 2、3、4）。「Betsyは私の親友よ」と、Tarsusのサプライチェーン・エグゼクティブ、ティム・プローム氏に一人の従業員が語りました。

すべての従業員が問題を見つけ、「ロボットで解決できないか？」と問いかけられます。RPAユースケースの発見を組織全体の取り組みにできます。ビジネスとITが連携して、ROIが最も高いプロセスを優先し、実装方法を検討します。

自動化の支持者が多ければ多いほど、新しい働き方への楽観を組織全体に広げられます。

4. 認知を広め、ワクワク感を促進する

自動化以前、貴組織の労働力が活用していない潜在能力はどれほどあったでしょうか？ これは以前なら空しい問いでした。真の潜在能力を理解していても、それを最大化するリソースがなかったからです。

RPAがスケールすれば、ついに組織の真の潜在能力を引き出せる

しかし、その潜在能力は組織全体の認知とエンゲージメントに依存します。具体的な成果をより多く発信できれば、より大きなワクワク感を醸成できます。

多くの従業員にとって、ROIや生産性向上は抽象的すぎてワクワク感を生みません。代わりに、各チームがソフトウェア・ロボットの利用で得られる具体的なメリットを発見し、伝えます。目標は認知を生み、従業員を「自動化を知っている」状態から「自動化にワクワクしている」状態へ移行させることです。

認知がワクワク感を生み、抽象的なメリットが具体的なメリットになり、組織の改善が従業員の日常生活の改善につながります。

例えば、コカ・コーラの主要ボトラーであるCoca-Cola İçecek（CCI）は、異なる部門の従業員を含むRPAハッカソンで認知を広めました。ハッカソンで技術とメリットを説明し、一日で従業員を問題議論に巻き込み、ソフトウェア・ロボットを稼働させて問題に対処しました。

抽象的なものが具体的になり、好奇心がワクワク感になりました。

最終的に、組織のソフトウェア・ロボットとの関係は、適切な場所で言及すべき特徴になります。社内マーケティングとコミュニケーション・チームが、ロボットが仕事の面倒な部分を引き受けた際にメリットを実感した従業員、ビジネス・パートナー、顧客の動画を作成できます。これによりさらなる不安払拭と、他の従業員のロボット活用への期待を高められます。

自動化ファーストの時代には、採用においても自動化を優先するメリットがあります。マーケティングとオンボーディング担当者は、ロボットと共に働くことをアピールすべきです。組織が変革した最も確かな兆候の一つは、入社初日から自動化にワクワクする人材を引き付けていることです。

5. 学習を継続的な目標にする

The Economist Intelligence Unitの調査では、CEOの88%が自動化は人間の達成を加速すると信じていますが、29.3%が関連する人材とスキルの不足を、自動化スケーリングの最大の課題の一つとして挙げています。

継続的な学習の仕組みこそが、自動化ファースト時代のニーズに応えるために必要なスピードを獲得し、維持する唯一の方法です。

継続的学習システム構築の第一歩は、さまざまな人々が創造する新しい知識を文書化することです。

一つのプロセスを自動化すると、次の自動化の教訓が得られます。踏み外しを含めた手順を文書化しなければ、毎回ゼロから始めることになります。適切な文書化は、組織の重複作業を減らし、後続のRPA導入を加速させます。

CoEは、この文書化を実行可能にするガイドとして機能できます。CoEはチームが学んだベスト・プラクティスを集約し、チームがロボットをより速く導入するために使えるテンプレートを保管します。

知識源は社内の教訓に限りません。

大規模で急成長中のRPAコミュニティに参加すれば、世界中のRPA開発者や企業から学べます。従業員がこれらのコミュニティに参加するよう促せば、業界全体の知識を活用できます。

UiPathでは、ロボットの民主化を自動化ファースト時代の不可欠な部分と考えています。RPAに関心のある人が無料トレーニングを見つけ、仲間とトラブルシューティングし、多様な経験から学べる多くの方法を提供しています。UiPath Go!は自動化のマーケットプレイスを、UiPath Connect!は開発者がつながるネットワークを提供します。

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持続可能な継続的学習システムを構築する鍵は、単一のテクノロジーを超える目標を作ることです。ロボットが従業員を面倒な仕事から解放したら、その時間を自己啓発に使うよう促します。新しいスキルを学んだ従業員を評価します。リーダーも自ら自己啓発にコミットすることで模範を示せます。

自動化により、従業員は日常業務から離れ、仕事が存在する大きな絵、文脈、貢献する目標を見られるようになります。この自由によって、以前活用されていなかったスキルを発揮したり、新しいスキル（RPA関連に限らず）を学んだりして、会社を改善できます。

ロボットで人間をエンパワーする

自動化ファースト企業は、好奇心、問題解決、イノベーションを受け入れる文化の支援によって繁栄します。最大の課題は、自動化が人間を仕事の内側に取り戻すことを示すことです。

職場での疎外感の根源は、単調な仕事、人間が創造的エネルギーを反復作業に浪費させられる仕事にあります。悲観的な想定とは逆に、ロボットの導入は人間をエンパワーすることで仕事を人間らしくします。

この原則に根ざした文化こそ、自動化ファースト時代と、その先にある未知の課題に適応できる文化です。

これらの文化原則を現実にするには、RPAの全力を活用する運用モデルが必要です。次回の投稿では、潜在能力を実現可能にする5つの運用ベスト・プラクティスを探ります。