保守管理者が CMMS ソフトウェアよりもスプレッドシートを使用する 5 つの理由

業界の専門家、研究者、メンテナンスおよび施設の管理者は、調査研究、記事、およびその他の情報源で施設管理ソフトウェアの利点を認識し、引用しています。ソフトウェア企業は、メンテナンス ソフトウェアの実装により、潜在的に高い投資収益率を誇っています。

CMMS ソフトウェアのメリットとしてよく挙げられるのは、次のとおりです。

• 作業指示を効率的に管理および追跡する能力
• 予防保守作業指示の自動トリガー
• 今後のイベントや在庫が少なくなったときの自動アラート
• 労務のスケジューリングと管理の改善
• 保守部門と他の部門との間のコミュニケーションの改善
• 在庫管理の改善によるコスト削減
• 作業指示書、更新情報、その他の取引は正確に記録され、報告可能です
• 業界の監査と規制順守検査のために、明確で正確なレポートを生成する
• いつでもどこでも保守データにアクセス
• リアルタイム更新

CMMS のすべての利点にもかかわらず、なぜこれほど多くの保守管理者や施設管理者がスプレッドシートに執着して業務を追跡しているのでしょうか? 最近の調査で 、施設管理者の 45% は、メンテナンス作業を追跡するためにまだ手動の方法を使用していると報告しており、「紙に溺れている」ことを示しています。マネージャーの 15% は、メンテナンスの追跡がまったく確立されていないと述べ、67% は追跡がある程度確立されていると述べました。

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スプレッドシートの問題

メンテナンス部門がスプレッドシート、紙ベースの作業指示書、および電子メールと電話のシステムを使用してジョブを伝達することは正当化されるかもしれませんが、これらの方法の長期的な成功は利益を減らします.結局のところ、スプレッドシートは保守部門を念頭に置いて設計されていません。たとえば、複数の担当者がスプレッドシートの更新を担当している場合、スプレッドシートの変更を保存するときにエラーが発生することがあります。この場合、何時間ものデータ入力が失われたり、保存されたりする可能性があります。さらに、スプレッドシートは、予防保守タスクが近づいているとき、またはスペアパーツが不足しているときに、スケジュールされた電子メールアラートを送信しません.また、作業指示書や発注書を作成することもできず、メンテナンス履歴、機器のダウンタイム、労働力の稼働率などの測定基準は手作業で面倒で正確性に欠けます。

この記事は保守管理ソフトウェアの一般的な利点に言及することから始めましたが、その作業指示書ソフトウェア機能を使用して作業指示書を管理します。また、CMMS の実装に伴うデメリットやコストについて話し合うことも重要です。これらの欠点が、保守および施設管理者がスプレッドシートを使用して保守作業を追跡することを選択し続ける主な理由です。

マネージャーがまだ CMMS ソフトウェアではなくスプレッドシートを使用している 5 つの理由と、それに対して私たちができること

1.上層部からのサポートの欠如:

景気低迷や財政難の際、組織はコストを相殺するために規模を縮小することが多く、最初に影響を受ける部門の 1 つはメンテナンス部門です。これは、通常、上層部がメンテナンスを費用と見なしているためです。経営陣は、損益計算書を過度に単純化した見方で見る傾向があります。彼らは短期的な利益を増やすために経費を削減します。奇妙なことに、CMMS ソフトウェアを適切に実装すれば、高い投資収益率が得られることが研究によって示されています。さらに奇妙なことに、企業は短期的なダウンサイジング戦術を使用して、資産 (建物や設備) の数を減らすのではなく、メンテナンス部門がそれらを維持する必要があるリソースを減らします。このように考える意思決定者がいると、コンピュータ化された保守管理システムを導入することが非常に難しくなります。CMMS は追加費用のみと見なされるからです。

2.初期費用が高い:

選択できる保守管理ソフトウェア システムは 150 をはるかに超えており、価格と料金体系はさまざまです。従来、ほとんどの CMMS の展開はオンプレミスであるか、PC にインストールされていました。これらの導入には、設置とセットアップに多額の費用がかかり、管理者は投資を思いとどまらせていました。 「もしも​​」が多すぎた。保守スタッフが新しい技術に抵抗したらどうしますか? CMMS ベンダーがアプリケーションのサポートを停止した場合はどうなりますか?ソフトウェアが約束した結果を生成しなかった場合はどうなりますか?スイッチングコストはどのようになりますか？これらの不明な点がすべてあるため、保守管理ソフトウェアをインストールするという考えは非常に危険であり、スプレッドシートに固執するのは快適な代替手段でした.過去 10 年間で、初期費用と切り替え費用が低い Web ベースの CMMS への移行が行われ、上記のリスクの多くが無効になりました。さらに、ほとんどのシステムでは、過去の保守データ、ユーザー、資産、および機器を新しいシステムに無料で移行できます。データをゼロから収集する必要はなく、履歴保守レポートをすぐに実行できます。新しいシステムに移行するときに、古いシステムの以前の実装コストが失われることはありません。

3.目に見えない目に見えないコスト:

表面的には、保守管理ソフトウェア システムの実装コストを計算するのは非常に簡単です。たとえば、ユーザー数が無制限の Web ベースの CMMS を検討している場合 (最近では珍しくありません)、年間のソフトウェア ライセンス料が 3,000 ドル、トレーニングと初期設定の料金がさらに 1,500 ドルかかると予想できます。初年度は 4,500 ドル、その後は 3,000 ドル/年になりますね。残念ながら、それはそれほど単純ではありません。コンピュータ化された保守管理ソフトウェア (CMMS ソフトウェア) のインストールに関連する多くの無形のコストを見落としてきました。これらのいくつかは次のとおりです:

a.さまざまな CMMS ベンダーの評価にかかる費用:

見落とされがちなのが、さまざまなソフトウェア ベンダーの評価にかかる時間です。以前にこのプロセスを経験したマネージャーは、おそらくソフトウェア ベンダーからのオンサイト訪問、フライト、宿泊施設、昼食などに慣れているでしょう。時間と費用が常にかかるため、多くのマネージャーはメンテナンス ソフトウェア ソリューションの評価に抵抗します。時代は変わり、これらの煩わしさはすべて回避できます。ほとんどのメンテナンス ソフトウェアの評価は、ライブのウェビナーやパーソナライズされたデモを通じてオンラインで実施できます。サイト訪問、ワインと食事、旅費の交渉の時代は終わりました。

b.メンテナンス ソフトウェアの購入にかかる費用:

大規模な組織で働いている場合は、通常、正式な調達プロセスがあります。手続きが多ければ多いほど、より多くの時間と人が関与します。特にソフトウェアの購入には、さまざまな部門からのインプットが必要です。保守担当者は、ソフトウェアの機能要件を調査し、コストが予算に見合っているかどうかを判断する必要があります。IT 担当者は、保守ソフトウェアがセキュリティ要件を満たしていることを確認する必要があり、サービス レベル アグリーメントが健全であることを確認する法的必要性があります。会計部門は会計ソフトウェアとの統合を望んでいるかもしれませんが、上級管理職は派手なレポート機能を探しているかもしれません.これらすべてのニーズにより、CMMS ソフトウェアの価格は大幅に上昇しました。幸いなことに、小規模な組織では、これらすべてのフープを飛び越える必要はなく、メンテナンス マネージャーには、他の部門からの関与がほとんどない決定を下す権限があります。大規模な組織は、管理を緩めて保守管理者の自律性を高めるか、各部門のニーズを固めて最も重要な事項に対応することを学ぶ必要があります。 CMMS が SaaS (Software as a Service) 契約である場合、満足できない場合、取り決めから抜け出すのは非常に簡単です。

c.セットアップにかかる時間:

ビジネス ソフトウェアの実装を経験したことがある人なら誰でも、セットアップ プロセスに多くの時間がかかり、多くの問題が発生する可能性があることを知っています。設備が 50 個しかなく、自動化された予防保守ソフトウェアを導入しようとしているだけの小規模な施設 (小規模な 1 つのホテル、製造工場) で作業している場合、関連するセットアップは非常に簡単です。必要なのは、アセットのリストを取得し、メンテナンス スケジュールを設定することだけです。ただし、数百または数千の資産を持つ複数の施設を監督し、在庫、ベンダー、人件費、サプライヤー、および修理を追跡しようとしている場合、保守管理システムのセットアップにかかる時間ははるかに長くなります。保守管理者は、CMMS ソフトウェアが提供できる利点を認識しているかもしれませんが、システムをセットアップする時間がありません。火を消し、システムが稼働していることを確認することは、新しいメンテナンス プログラムを設定することよりも優先されます。

d.トレーニングにかかった時間:

業務が大規模になり、関連する機能要件が増えるほど、CMMS に関するスタッフのトレーニングに必要な時間が長くなります。さらに難しいのは、技術に精通していないメンテナンス チームがいるということです。多くの組織では、メンテナンス チームの技術スキル レベルが非常に多様です。年齢層が高い部門ほど、新しいテクノロジーを採用するのが難しくなります。明るい面としては、より多くのミレニアル世代が労働人口に加わるにつれて、より迅速な採用へのシフトが見られ、新しいテクノロジーへの抵抗が少なくなります。これは、古い世代が保守管理ソフトウェアを学習できないということではありませんが、ソフトウェアに慣れるためにチームがより多くのトレーニング時間を必要とすることを意味する場合があります。多くの CMMS ベンダーがクライアントに無料のトレーニングを提供し、質の高いサポート サービスを迅速に提供することに注意してください。 .また、使いやすい CMMS ソフトウェアの傾向が強まっていることも、作業を容易にしています。ベンダーは、ユーザー エクスペリエンスを向上させるために、よりシンプルなデザインと直感的なナビゲーションを備えた新しいバージョンのソフトウェアをリリースしています。

e.ソフトウェアのカスタマイズ費用:

多くの場合、企業は保守管理ソフトウェアを購入した後、ソフトウェアが特定の運用ニーズにより適合するように変更を加える必要があることに気付きます。以前は、CMMS のインストールがオンプレミスのみで完全に購入されていたとき、ソフトウェアのカスタマイズが予想され、高額でした。今日、SaaS の取り決めを選択する企業が増えているため、ソフトウェアのカスタマイズの問題は論争の的になっています。顧客は、本質的にリースしているソフトウェアのソフトウェア カスタマイズ料金に多額の投資をすることには消極的です。ただし、メンテナンス ソフトウェア ベンダーは、ユーザーがカスタマイズできるソフトウェアを作成していない場合でも、クライアントと提携して開発ニーズに耳を傾け、カスタマイズ コストの一部を共有することをいとわない.

4.失敗のリスクが高い:

悲しいことに、メンテナンス管理のインストールには最高の実績がありません。失敗率が 40% であることを示唆する研究もあれば、80% もの高さを報告する研究もあります。高い失敗率は、不十分な実装計画、不十分なセットアップ、ベンダー サポートの欠如、ユーザーからの抵抗、および不十分なトレーニングに起因します。理由が何であれ、メンテナンス ソフトウェア ベンダーは、よりユーザー フレンドリーなソフトウェアを作成し、より多くのサポートと優れたトレーニングを提供するために懸命に取り組んでいます。

5.エンドユーザーからの抵抗:

変更に対するスタッフの抵抗は、スプレッドシートからコンピューター化された保守管理ソフトウェアに移行する際の大きな障壁です。マネージャーも部下も、さまざまな理由で変化に抵抗します。メンテナンス スタッフは、CMMS ソフトウェアをパフォーマンスを測定するためのツールと見なすことが多く、変化に脅威を感じたり、うんざりしたりしがちです。また、時間のない追加の作業として使用することも考えています。抵抗を軽減するために、マネージャーは早い段階でスタッフを関与させ、システムを実装する目的を明確に説明し (パフォーマンスの追跡を強調するのではなく)、ツールがどのように彼らの生活を楽にするかを示す必要があります。チームから賛同を得れば、スプレッドシートを保守ソフトウェア用に捨てることをサポートしてくれるでしょう。

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結論:

CMMS の利点のリストは広範です。理論的には、どの保守部門にとっても論理的なソリューションのように思えます。保守管理者または施設管理者がスプレッドシートを使用し続け、すべての利点を把握している保守ソフトウェア システムを実装しない理由を理解するのは難しいでしょう。状況を詳しく見ていくと、保守ソフトウェアのインストールには多くのリスクがあることがわかります。管理者は、予期せぬ隠れたコスト、スタッフからの抵抗、および失敗への恐れのために、変更を行うことに消極的です。ただし、CMMS ベンダーは、より柔軟な支払いプランとより使いやすい CMMS を備えた、より安価なソフトウェアを作成することで、この問題に対処しています。さらに、より多くの技術に精通したメンテナンス担当者が労働力に加わり、メンテナンス ソフトウェア テクノロジに対してオープンになっています。