CMMS ソフトウェアを購入する前に確認する質問

保守管理の世界は、市場の要求、経済的課題、および技術の進歩がさまざまな業界セクターの企業に挑戦するにつれて進化してきました。これらの状況に対応して、Computerized Maintenance Management Software (CMMS) は急速に成長産業となり、大小の企業に保守管理ソリューションを提供しています。ただし、市場に出回っている保守管理システムの数と多様性を考えると、企業によって独自のニーズや構造が異なるため、ビジネスに最適な CMMS ソリューションを見つけることは、さらなる課題になる可能性があります。

CMMS ソフトウェアには多くの可能性がありますが、潜在的なメリットを享受できるかどうかは、企業のニーズ、ソフトウェアの機能、およびその他の業界固有の要因のバランスに大きく依存します。最適なものを見つけることで、メンテナンス部門だけでなく、ビジネス全体を変革することができます。 CMMS ソフトウェアを使用している 558 社を対象とした調査では、新しいソフトウェアを導入した後、生産性が平均 28% 向上したことが報告されています。一般に、組織に適した保守管理ソリューションを見つけるための最善の方法は、CMMS ベンダーに尋ねる適切な質問を知ることです。

CMMS の購入を開始する前に必要な 2 つのこと:

1. CMMS 選考チームを編成

自分に合った CMMS ソリューションの検索を開始する前に、会社の運営における複数の利害関係者と相談する必要があります。メンテナンス部門で働いている人、または外部の請負業者やベンダーと一緒に働いている人に注意してください。彼らの洞察とフィードバックは重要です。彼らは運用を改善するために何が必要か、また機器の故障の結果に対処する方法を知っているからです。

2.要件を定義する

保守管理業務の 100% をソフトウェア システムに正常に移行するために必要な機能を決定します。現在の CMMS の置き換えを検討している場合は、現在のシステムに欠けているタスクを検討し、冗長であることがわかった機能に注意してください。

必須の機能のリストと、役立つが必要ではない属性の二次リストを作成します。洞察については、CMMS 選択チームに注目してください。どこから始めればよいかわからない場合は、よくリクエストされる機能をいくつかご紹介します:

• 毎月または四半期ごとの保守修理費用の追跡
• 予防保守ツールで機器のダウンタイムを短縮
• 紙の必要性をなくす
• 簡単な作業指示書管理と作業指示書リクエスト フォーム
• モバイル デバイスを使用して作業指示書を処理できること (同様に、iOS アプリと Android アプリの両方がありますか?)
• 機器および部品の位置を追跡する方法
• メンテナンス活動を計画するためのカレンダー システム
• 必要に応じて、チーム メンバー間および上層部とのコミュニケーションを改善する

すべての CMMS ベンダーに尋ねる 4 つの事前質問

ビジネスに必要な機能セットの概要を把握したら、組織に適合する可能性のあるソリューションを特定する必要があります (比較のために 3 つまたは 4 つの異なるベンダーを選択することをお勧めします)。ベンダーと話すときは、次の点に注意してください:

デモは提供されますか?

値札に関係なく、最初にテストせずにシステムに飛び込むことはありません。ベンダーが、すでに貴社のニーズに合わせたデモンストレーションを調整できる場合、これは正しい方向への第 1 歩です。 cmms ソフトウェアのデモ中に、必要な機能のリストを参照して、CMMS がニーズを満たしていることを確認してください。必要のない過剰な機能には注意してください。使用しない場合でも料金が発生する可能性があります。

このソフトウェアはどの業界を対象としていますか?

一部の CMMS ソリューションは、特定の種類のビジネスまたは組織向けに設計されています。たとえば、非営利団体や中小企業は、企業や病院と同じツールを必要としません。

たとえば、医療環境では、メンテナンス ワーカーは、病院のフロア間で絶えず移動している数百万ドル相当の機器を追跡している可能性があります。これらの機器は、命がかかっているため、故障することはありません。この場合、メンテナンス タスクは特定の間隔で実行するか、いつでも発生する可能性のあるトリガー イベントにリンクする必要があります。

他の企業では、機器や建物のメンテナンス ニーズだけでなく、自動車のサービス要件も監視するソリューションが必要になる場合があります。一部の CMMS スイートにはフリート管理機能がありますが、すべての CMMS がこの機能を備えているわけではありません。あるいは、小規模なオフィスのニーズは、ビジネスに不可欠なマシンを正常に動作させ、電球と真空フィルターを予定どおりに交換することに限定される場合があります。

CMMS は使いやすいですか?

ユーザビリティが重要です。新しい CMMS を理解するのに苦労して時間、リソース、およびお金を浪費している場合、投資収益率は見られません。 CMMS は、組織の技術に精通したメンバーだけのものではなく、すべての人のために設計されています。これは、地上のメンテナンス技術者から C レベルのマネージャーまで、すべての従業員が CMMS を日常的に効果的に使用する必要があることを意味します。

CMMS を使用すると、入力するデータと労力が増えるほど、システムからのリターンが向上します。技術に精通したスキルを必要とするソフトウェア システムを選択している場合、システムの可能性を実現することは困難です。従業員がシステムを習得するのに苦労している場合、またはさらに悪いことに、あまりにもイライラするという理由でそれを学ぶことを拒否した場合、エラーが発生する可能性があります。 7 月の暑い日に HVAC ユニットが故障したり、病院の救命設備が必要に応じて機能しなくなったりする可能性があります。 CMMS は保守部門のアシスタントと見なされるべきです。保守プロセスのあらゆる段階で使用されるソフトウェア。 CMMS がどれほど洗練されていても、従業員が喜んで使用できる場合にのみ価値があります。ユーザーフレンドリーな CMMS ソフトウェア (多くの場合、施設管理ソフトウェアとして知られている) を選択することで、すべてのユーザーによるシステムの利用が劇的に増加します。

CMMS ベンダーと話すときは、システムの実装に通常かかる時間と、最初の数か月以内に新しいクライアントから予想されるサポート コールの数を尋ねてください。これらの質問により、彼らのソフトウェアが実際にどれほどユーザーフレンドリーであるかを知ることができます.

ソフトウェアはウェブベースですか、それともインストールされていますか?

Web ベースの CMMS ソリューション (サービスとしてのソフトウェア (SaaS) またはクラウド コンピューティングとも呼ばれます) は、通常、プロバイダーによってハードウェア上でホストされ、独自のデータセンターで管理されます。ユーザーは、Web サイト、または特定のアプリやソフトウェア ソリューションを介して、インターネット経由でアクセスします。一方、インストールされた CMMS は完全にオンサイトでホストされます。つまり、CMMS を使用する企業がすべてのハードウェアをインストール、管理、および制御する必要があります。

一般に、Web ベースの CMMS ソリューションははるかに安価であり、製品に合理化されたサポート機能によりユーザーにはるかに高いレベルのサポートを提供します。しかし、サイトでホストされていないため、ユーザーは、インストールがホストされているハードウェアを制御できないため、CMMS を制御できないと感じることがあります。一部のユーザーは、サイトでホストされている場合と比較して、Web ベースのプラットフォームではデータが安全ではないと感じています。データ セキュリティの問題は、今日の洗練された SaaS モデルの優先事項です。 Web ベースの CMMS セキュリティの詳細な説明については、こちらの記事をお読みください。多くの Web ベースの CMMS プロバイダーと同様に、Hippo はクライアントのデータを保護するために 256 ビット暗号化を採用しています。同様に、ハードウェアで定期的な年次セキュリティ テストを実行し、潜在的な欠陥があればすぐにパッチを当てるようにします。マネージド セキュリティ サービスのコストを考えると、実際には、インストールされた CMMS が Web ベースのソリューションよりも安全であるとは考えにくいです。

CMMS の価格設定に関する 5 つの質問

ビジネスに適した CMMS を見つけることは、方程式の一部にすぎません。もう 1 つの部分は、その CMMS ソフトウェアのコストです。 CMMS ソフトウェアを使用する実際のコストは、必要な機能、ユーザー数、および管理されるデータの量に応じて、ベンダーごとに異なります。シングル ユーザー ライセンスの費用は月額 25 ドルと低く、料金は月額 200 ドルに増加します (その他の年間サブスクリプションまたはサービス料金は含まれません)。コストに関する信頼できる正確な情報を入手するには、CMMS ベンダーの Web サイトで提供されている情報以外に目を向けることをお勧めします。 CMMS ソフトウェアを購入する前に、次の質問をして、製品とコストについてベンダーと直接やり取りする時間をとってください:

ベンダーはユーザーを追加するごとに料金を請求しますか?

一部の CMMS ソリューションは定額のライセンス料金で構築されていますが、システムにアクセスするユーザーの数に応じて追加料金を請求するものもあります。システムが予算内に収まるかどうかを判断するには、この問題に対処する必要があります。追加ユーザーに料金を請求するシステムは、急速に拡大するビジネスにとって法外なものになる可能性があります。より良い代替手段は、無制限の数のユーザーを許可するパッケージであり、それによりコストの上昇に関する懸念がなくなります.

また、ベンダーがユーザーをどのように定義しているかを尋ねることも重要です。ユーザーはシステムにアクセスするだけのユーザーですか、それとも作業指示要求を行うことができるユーザーですか?受け取る見積もりを正確に見積もることができるように、ベンダーと同じページにいることを確認してください。

料金体系は明確ですか?

料金体系について CMMS ベンダーと詳細に話し合うことで、隠れた料金を特定します。あなたの会社のニーズを説明し、今後期待できる料金の種類を直接尋ねてください。前述のように、すべての CMMS システムのコストが、システムにアクセスするユーザーの数に結び付けられているわけではありません。毎月送信される作業指示書の量に応じて課金されるものもあれば、ビジネスが所有または取得するサイト、建物、または部門の数に応じて料金が変わるものもあります。

Web ベースのソフトウェアがオプションである場合は、これを考慮してください。 Web ベースのソフトウェアの価格設定は、通常、より柔軟で管理しやすく、増分 (年次または月次) 支払いで利用できます。あるいは、専用の企業サーバーにインストールする必要があるサイトベースのソフトウェアは、通常、初期費用が高くなります。そのコストにもかかわらず、企業はライセンス料とサポート サブスクリプションを毎月または毎年支払う必要がある場合があります。

割引はありますか?

多くの CMMS 企業は、非営利のクライアント、長期契約、およびその他のタイプの顧客に割引を提供しています。調査中は、各ベンダーに提供する割引の種類を必ず確認してください。割引額はベンダーによって異なります。考慮事項と最終的な意思決定に適用可能な割引を考慮してください。

返金ポリシーは?

適切な CMMS を見つけるのは大変な作業です。不満がある場合は、頼りにすることが重要です。ベンダーが何らかの満足保証を提供しているかどうかを尋ねます。保証期間と条件を確認してください。 CMMS ソフトウェアのインストールと実装は、数週間または数か月かかる長いプロセスになる可能性があるため、払い戻し期間を延長することは合理的です。

セットアップの費用はいくらですか?

ソフトウェア実装のコストは高くつく可能性があり、最終的には契約を破ることになります。セットアップの一般的な費用についてお問い合わせください。また、クライアントが顧客としての最初の 1 年間に通常支払う金額を尋ねてください。導入のハードルはビジネスごとに異なるため、見積もりには余裕を持たせてください。

通常、システムのセットアップは次の 2 つの方法のいずれかで行われます。クライアントがすべてをセットアップするか、クライアントがプロセスを支援するために CMMS ソフトウェア会社に支払います。自己セットアップに関する決定は、コストだけでなく、プロセスに着手するために必要な利用可能な技術スキルによっても導かれるべきです。一部の企業では、自己セットアップ プロセスに伴う時間、リソース、およびフラストレーションにより、ベンダーの支援を受けることが望ましいと判断される場合があります。この場合、ベンダーは、データベースへの入力とスタッフのトレーニングをより積極的に支援する可能性があります。新しい CMMS ソフトウェアを自分でセットアップして費用を節約したいが、システムが複雑すぎてベンダーの助けが必要な場合、それは適切なソフトウェアではない可能性があります。一般に、Web ベースのシステムは、専用のハードウェアを必要とするオンサイト システムに比べて実装が容易です。ベンダーに支援してもらうことを検討する場合は、事前にコストの違いを評価することが重要です.

すべての CMMS ベンダーに尋ねるべき技術サポートに関する 2 つの質問

最もユーザーフレンドリーなソフトウェアでさえ、成長する苦痛を伴うことがあります。重要な要素は、適切なトレーニングと強力なサポート スタッフが問題を最小限に抑えることができるようにすることです。 CMMS の実装を成功させる計画がある場合は、ベンダーが会社をバックアップする準備ができているチームを持っていることを確認する必要があります。最初の相談時にベンダーに 2 つの質問があります:

トレーニングはありますか?

CMMS ベンダーが、データベースのセットアップ、データの入力、予防保守のスケジュール設定、作業指示書のキューイング、およびチームが CMMS から必要とするその他のサービスについてトレーニングを提供するかどうかを確認してください。同様に、月額料金 (またはセットアップ料金) にトレーニングが含まれているかどうかを確認します。そうでない場合、トレーニングの追加費用はいくらですか?
最善のアプローチは、管理者やその他の重要なユーザーなど、少数の重要な人物ができるだけ早くソフトウェアのトレーニングを受けられるようにすることです。これらのリーダーは、時間の経過とともに他のメンテナンス チーム メンバーに知識を伝えることができます。この方法で情報を共有すると、選択した CMMS ベンダーがトレーニングとサポートに料金を請求する場合、費用を節約できます..

サポートは届きやすいですか?

サポートに連絡できる時間枠と、同様に重要な予想される応答時間を確認してください。利用可能な通信方法についてお問い合わせください。状況や時間帯によっては、メールが最適な場合もありますが、それ以外の場合は、電話やチャットによるコミュニケーションが優先される場合があります。
サポート チームが資格を持っているかどうかを確認しますか?つまり、テクニカル サポート スタッフがアウトソーシングされている 800 番のコール センター番号に電話をかけますか、それとも、バグを修正し、カスタマー エクスペリエンスを向上させることができる有能な技術者とやり取りしますか?

CMMS に投資しているほとんどのお客様にとって、定期的な予防保守プログラムを実施することはビジネスの中核です。システムのバグによって予防保守の機能や重要な機能が中断された場合は、問題をできるだけ早く解決することが不可欠です。電話タグを再生したり、45 分間保留にしたり、作業指示チケットを他の人に転送したりすると、イライラしたり、費用がかかる可能性があります。これらの問題がどのように、誰によって処理されるかについてお問い合わせください。サポートは、問題が発生するまで企業が考えることはめったにありません。 CMMS を購入する前に、サポート サービスについてお問い合わせください。

CMMS の長期的な成功について尋ねる 3 つの質問

CMMS ソフトウェアを購入するときは、インストール コストや従業員の使用方法のトレーニングに関する問題を中心に、現在に焦点を当てるのが一般的です。ビジネスの成長と進化に伴い、システムが将来ビジネスにどのように影響するかに関する問題が見過ごされがちです。将来のビジネスに影響を与える可能性のある次の 3 つの要因を必ず考慮してください。

ビジネスの成長に合わせて CMMS ソフトウェアを拡張できますか?

ビジネスは動的であり、時間の経過とともに変化し、進化することを意味します。 CMMS ベンダーに相談して、建物への追加、スタッフの増加、保守スタッフの職務とタスクの変更など、会社の成長にソフトウェアが適応できるかどうかを確認してください。たとえば、病院では、毎日のメンテナンスが必要な新しい機器の導入や、24 時間 365 日通行する必要がある救急車の追加など、継続的な変化を経験しています。この場合、CMMS はこれらの課題を処理できる必要があります。 Anticipate that your company will likely evolve, and that your software must evolve with you. Ensure that all the details of the software’s expansion capabilities are laid out ahead of time.

Anticipate the possibility that your company will evolve, and that your software must be able to evolve with you. Ensure that all the details are laid out ahead of time so that your company isn’t caught off-guard in the midst of a major change or expansion.

Can the data be extracted for use in another CMMS system?

If your company grows beyond the limits of the software you select, it is important that you don’t find yourself in the position of having to start from scratch with a new system. An important issue to consider is, will the vendor allow you to repurpose the data stored on their system for use in a new maintenance management software system? Be sure to inquire about the procedure should data extraction become necessary.

What is the frequency of software updates?

Reputable software companies have a team of developers that are always working on improving its software. Updates are common and indicate that your CMMS vendor is invested in sustaining a lifetime relationship with satisfied customers. In general, web-based software is updated more frequently than software that is installed on a business’ own servers. However, these updates do not generally result in an interruption of service. Since differences in update frequency and associated downtimes vary from one vendor to another and from one format to another, it is best to inquire about how frequently software updates are released, at what time they are released, and what, if any down times can be expected during update installations.

To Find the Right CMMS For Your Business, You Have to Ask Questions and Find Answers

If you are still trying to keep track of your maintenance needs using a spreadsheet, it’s time to consider a CMMS as a more efficient, productive and profitable alternative. The U.S. Department of Energy reports that, on average, companies reported a 20% decrease in equipment downtime once maintenance management system software was implemented. Yet, even with the potential for large cost savings, you may already know that finding a CMMS that fits your business can be daunting.