ペーパーレス化による利益を上げる5つの方法

ペーパーレス化を決定することは、圧倒されるように思えるかもしれません。ただし、それを拒否すると、最終的にはビジネスが遅れることになります。

ペーパーレスオフィスに転換することは、収益を強化する多くの利点を提供します。クラウドストレージからデジタル署名まで、追求すべきソリューションは数多くあります。

あなたのオフィスから紙の束を取り除く準備はできましたか？今日から始めるべき5つの理由があります。

オフィス組織を改善します。 ファイルやその他の情報をデジタル化すると、会社の組織が強化されます。チームは、紙の証跡の欠落しているリンクを見つけるためにオフィス全体を精査する必要がなくなりました。これにより組織が強化されるだけでなく、従業員の生産性にもプラスの影響があります。効率的なビジネスを運営するために必要なすべての情報は、クラウドストレージスペースに安全に保存されたデジタルドキュメントに保存され、アクセス許可を持っている人はすぐにアクセスできます。

顧客とのコミュニケーションの効率を向上させます。 顧客に電子請求書を送信し、デジタル署名を利用すると、効率が向上します。 「メールで紛失したに違いない」という言い訳に対処したり、カタツムリのメールの遅延時間を待つ必要はありません。

クラウドストレージシステム内では、顧客関係管理（CRM）システムと呼ばれることが多いデータベースソフトウェアを使用して、一見無限の量の顧客情報を保存できます。その結果、カスタマーエンゲージメントが向上し、最終的に収益が向上します。

機密データを保護します。 データベースソフトウェアの侵害について懸念がある場合でも、実際には、デジタル化されたファイルを保存してベンダーや顧客に送信する方がはるかに安全です。多くのソフトウェアプログラムは、企業の時間とお金を節約するだけでなく、暗号化によってデジタルファイルのセキュリティを向上させます。

機密情報を暗号化された保護の壁の後ろに配置することで、安心できます。物理ファイルは同じことを約束することはできず、何かが起こったとしても気付かないかもしれません。

環境のために持続可能であるためにあなたの役割を果たしてください。 1つのペーパーレスオフィスだけでは環境に大きな影響はありませんが、何千もの中小規模の組織が影響を及ぼします。ペーパーレス化の方法を発見することで、地球を劣化させ続ける汚染の量を劇的に減らすことができます。また、環境に優しいペーパーレスオフィスへの転換に多額の費用をかけることはできませんが、「のれん」と呼ばれる貸借対照表の会計欄を増やすことができます。

紙の隠れたコストを削減してお金を節約します。 あなたのビジネスをペーパーレスにすることを先延ばしにすることには多くの隠れたコストがあります。ドキュメントを紛失すると、信じられないほどの時間が無駄になり、会社の評判が悪くなる可能性があります。

ペーパーレス化により、事務処理に伴う煩わしさが軽減され、従業員はより価値のあるタスクを実行できるようになります。さらに、ペーパーレスオフィスでは、リモートワークが容易になり、保管に使用されている高価な平方フィートを解放できます。それでも確信が持てない場合は、持続可能性対策を実施していることを示す税額控除をオフィスで利用できます。

ペーパーレス化は、特定の障害をもたらします。たとえば、初期費用により、変換を実行できなくなる可能性があります。ただし、統合デジタルソリューションを投資と見なす必要があります。これにより、効率と生産性が向上し、コストが削減されます。

ペーパーレスオフィスに移行する際に実行できる簡単なアクション手順は次のとおりです。

• スマートフォンからアクセスするスキャンアプリを使用して、請求書や請求書を入手します。
• 銀行にペーパーレスの電子明細書の送付を依頼する
• ベンダーに電子メールで情報を送信するように依頼します
• 名刺用のスキャンアプリをダウンロードします
• 内部ドキュメントを電子的に送信します
• 共有可能な電子予定表システムを使用し、
• デジタル署名システムを使用します。

スコットバーデイはの社長です トリニティ統合ソリューション 。